Assistante de Direction Generale (h/f/x)

Vifor (International) AG

Date de publication :
03 septembre 2024
Taux d'activité :
100%
Lieu de travail :EMEA, FR, Paris, CSL Behring

Nous sommes actuellement à la recherche d’un/d’une

Assistante de Direction Generale (h/f/x)

(temps plein / CDI)

Objectif du poste :

Assister le Directeur General dans toutes les tâches liées à l'organisation et piloter également les missions d'Office Manager en assurant notamment le bon fonctionnement des bureaux.

Missions et Responsabilités

Gérer I'agenda, les rendez-vous, les appels téléphoniques, trier le courrier, organiser les déplacements professionnels, gérer les notes de frais

Organiser Ia logistique des réunions, mettre en forme les documents supports

Organiser et coordoner les évènements spécifiques proposés par Ia Direction Générale (évènements d'entreprise, Business reviews et autres réunions avec la leadership team européenne ou Global)

Distribution auprès des salaries des communications et procédures d'ordre générale

Préparation des Conseils d'administration et Assemblées générales de l'entreprise en lien avec le groupe et le cabinet d'avocat

Etre l'interlocutrice des prestataires dédiés et organiser les différentes prestations, dans un souci de qualité et d'autonomie (courrier, accueil, matériel de bureau, fournitures, Fontaine d'eau, Nespresso, nettoyage des locaux, restauration d'entreprise, badge d'accès, sécurité du site, gestion des déchets, archivage, ...)

Négocier les contrats avec les prestataires, en lien avec Ia DAF et selon les règles applicables au sein de la société (Référencement des prestataires, gestion administrative des contrats et des Bons de Commande selon les process internes)

Gérer les réorganisations d'espace et les déménagements de bureau

Gérer et coordonner l'audit Sécurité interne mené par le groupe (interlocuteur privilégié du groupe pour toutes les questions liées à la sécurité de l'immeuble) - mise à jour et suivi des mesures correctives

Assurer la liaison entre le Directeur Général et les différents departements ainsi que le support pour la Gestion Administrative d'autres départements (Market Access,Juridique, Finance…)

Conditions d'admissibilité et expérience requise :

Formation supérieure, Bac + 2 minimum en assistant de direction, gestion administrative ou equivalent

Minimum 5 ans, idéalement entre 8 et 10 ans de préférence dans un environnement international et pharmaceutique

Excellentes compétences organisationneles et de gestion du temps, rigueur, sens du détail, bon relationnel, capacité à travailler de manière autonome et en équipe, capacité à gérer le stress et prioriser les tâches, sens de l'initiative, adaptabilité et agilité, discrétion, sens du service, qualité rédactionnelle, maîtrise des outils bureautiques, anglais (référence cible CECLR C1)

Rapports hiérarchiques :

Rapporte au : Directeur General

Ce que nous offrons :

Notre régime d'avantages sociaux offre à nos employés de nombreux choix, notamment des options telles que des régimes médicaux, une assurance vie et un régime de retraite.

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Our Benefits

We encourage you to make your well-being a priority. It’s important and so are you. Learn more about how we care at CSL.

About CSL Behring

CSL Behring is a global leader in developing and delivering high-quality medicines that treat people with rare and serious diseases. Our treatments offer promise for people in more than 100 countries living with conditions in the immunology, hematology, cardiovascular and metabolic, respiratory, and transplant therapeutic areas. Learn more about CSL Behring .