Assistant-e administratif-ve pour l'Ecole de Musique

Assistant-e administratif-ve pour l'Ecole de Musique

Assistant-e administratif-ve pour l'Ecole de Musique

Fondée en 1924, l'Ecole Internationale de Genève (l'Ecolint) accueille 4'500 élèves âgés de 3 à 18 ans représentant plus de 130 nationalités. Nos 1'250 collaboratrices et collaborateurs provenant du monde entier se répartissent sur nos trois campus (La Grande Boissière et le Campus des Nations à Genève, La Châtaigneraie sur le canton de Vaud).

Au sein de nos 7 écoles, nos élèves bénéficient d'un enseignement international et d'un encadrement bilingue de très haute qualité.

Pour remplir notre mission d'« Eduquer les élèves à être des citoyens du monde ayant la le courage et la capacité de créer ensemble un lendemain juste et joyeux », chaque membre du personnel peut s'appuyer sur nos cent ans d'expérience, notre volonté constante d'innover, ainsi que nos fortes valeurs humanitaires. Grâce à notre Institut Ecolint, nous nous engageons à proposer à notre personnel d'excellentes opportunités de formation.

Missions de l’Ecole de Musique :

• Créer une communauté musicale riche d’une diversité d’opportunités musicales et de participants : Ecolint et étudiants extérieurs, professeurs, parents…
• Faire progresser l’éducation musicale en encourageant l’étude de la musique et en préparant chaque étudiant avec une base solide dans diverses disciplines musicales et un large choix d’instruments.
• Développer les compétences techniques et les capacités artistiques dans l’interprétation d’un ou plusieurs instruments en tant que soliste ou dans des ensembles/orchestre et chœur.

La Grande Boissière

Assistant.e Addministratif.ve pour l'Ecole de Musique

Temps partiel : 50% - 20 heures par semaine (4 jours par semaine les après-midis) sur les Campus de La Grande Boissière et La Châtaigneraie.

Responsabilités

Soutenir la structure organisationnelle

• Gestion des absences des étudiants
• Gestion des remplacements des enseignants
• Gestion des fichiers de présences et des fichiers maîtres
• Assister le gestionnaire de bureau de l'école de musique et des directeurs dans leurs tâches excédentaires
• Aider à l'organisation des répétitions et des représentations
• Gérer la correspondance (lettres, e-mails, etc.) de l'école de musique
• Maintenir les données extrascolaires en ligne
• Assurer la réservation des salles et la logistique selon les besoins (y compris l'installation, la commande de rafraîchissements pour l'orchestre, etc.)
• Commander du matériel pour le département et assurer le suivi des commandes
• Effectuer toutes les tâches administratives ad hoc (traitement de texte, création de feuilles de calcul, présentations).
• Être disponible pour les répétitions du week-end et les concerts en soirée.

Orienter et soutenir les étudiants

• Etre accessible et disponible pour soutenir les étudiants qui en ont besoin en faisant preuve d'une personnalité bienveillante
• Participer à l'admission des étudiants si nécessaire (création et mise à jour des données relatives aux étudiants)
• Agir directement avec les élèves, les parents et les enseignants pour prévenir les incidents et vérifier les anomalies (par exemple les données manquantes sur les cartes d'urgence)
• Créer des dossiers électroniques pour tous les nouveaux étudiants et les tenir à jour, en ajoutant des rapports académiques et d'autres rapports supplémentaires
• Créer des attestations et des certificats d'inscription
• Travailler sur les emplois du temps

Veiller à ce que la technologie soit à jour et fonctionnelle

• Publier et mettre à jour les calendriers scolaires, en interne et en externe

Soutenir la gestion de la communication et l'établissement de relations

• Aider à l'organisation d'événements scolaires : conférences parents-professeurs, cérémonies de remise des diplômes, journées pédagogiques, etc.

Exigences attendues des candidats

• Diplôme d'études supérieures/techniques dans un domaine pertinent
• Entre 2 et 4 ans d'expérience professionnelle en tant qu'assistant administratif
• Bilingue français/anglais, autres langues un atout
• Personnalité attentionnée qui aime travailler avec les jeunes adultes
• Bon esprit d'équipe et capacité d'écoute active
• Flexibilité et adaptabilité
• Solides compétences en TIC (environnement Google)
• Excellentes compétences organisationnelles afin d'augmenter la performance du département
• Capable de travailler de manière autonome, de réviser le travail et de fournir des commentaires
• Auto-réfléxion et capacité à résoudre des problèmes complexes
• Expérience en soutien au budget et à la comptabilité
• Expérience antérieure dans une école de l’IB, un atout

Les candidats sont priés de postuler en ligne en envoyant leur CV actuel, les coordonnées de trois personnes de référence, dont l'une doit être leur employeur actuel ou le plus récent, ainsi qu'une lettre de motivation à l'attention de Mme Mary Eileen Marie, Ecole internationale de Genève, Fondation, avant le 28 juin 2024, en mentionnant le numéro de référence 130 178.

A noter

L'Ecole Internationale de Genève met en valeur et encourage la diversité au sein de son personnel. De ce fait, nous sollicitons les candidatures de candidats aux parcours et expériences variés. L'Ecole s'engage très sérieusement à protéger et à promouvoir le bien-être des enfants. Pour toute candidature sélectionnée, des contrôles rigoureux de bonne conduite et de protection de l'enfance adaptés au poste seront effectués. Ces contrôles incluent des vérifications préalables auprès des anciens employeurs et des autorités.