Unsere Kundin ist im öffentlichen Verkehr der Stadt Basel tätig und sucht für vorerst 6 Monate eine temporäre Unterstützung für verschiedene Projekte. Dafür suchen wir Sie als Mensch und als

Kaufmännische/r MitarbeiterIn Projekt Assistenz (m/w/d)

Aufgaben:

• Proaktive Unterstützung des Programmleiters in administrativen und organisatorischen Aufgaben sowie der Kernteam-Mitglieder
• Erstellung von Unterlagen und Dokumenten im Auftrag der oben genannten Rollen
• Erste Anlaufstelle des Programmleiters für sämtliche Anfragen und Kontakte
• Organisation von Sitzungen, Workshops, Veranstaltungen und Geschäftsreisen
• Verantwortung für die Zeitplanung (reaktives und proaktives Pflegen der Termine, souveränes ad-hoc-Handeln bei kurzfristigen Ereignissen und Änderungen)
• Selbstständiges Prioritätenmanagement im Sinne der Triage der eingehenden Anfragen und Aufträge
• Regelmässiges Vorbereiten von Entscheidungsgrundlagen an die Geschäftsleitung in Form von PPT-Präsentationen (Entwerfen und Fertigstellen) – Planung der nötigen Inputs der Beteiligten
• Sachbearbeitung und Abklärungen vornehmen
• Daten- und Dokumentenverwaltung (SharePoint)
• Evtl. Protokollführung bei Fach- und Koordinationssitzungen, Mitarbeit in Projekten

Anforderungen:

• Eidg. Fähigkeitszeugnis Kaufmann*frau oder gleichwertige Ausbildung, Berufserfahrung
• Beherrschen der Office-Palette (MS Office 365), insbesondere Outlook, PowerPoint und Microsoft Teams, weitere Programme wie Excel, Word und OneNote müssen beherrscht werden
• Sehr gutes Ausdrucksvermögen & Kommunikationsstärke, deutsch in Wort und Schrift fliessend
• Diskretion (diplomatisch, vertrauenswürdig), gewandtes und gewinnendes Auftreten,
• Vernetztes Denkvermögen und exakte Arbeitsweise sowie konzeptionelle Fähigkeiten
• Organisationstalent, Flexibilität, schnelle Auffassungsgabe
• Selbstständige, vorausschauende Arbeitsweise, Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
• Dienstleistungs- und Qualitätsorientiert

Gerne können Sie Ihre Unterlagen an Herr Severin Räfle senden. 

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