Senior Executive Assistant für ein Geschäftsleitungsmitglied

Sie unterstützen Ihren Vorgesetzten, der terminlich stark eingebunden ist, vorausschauend und mit Sinn für die richtigen Prioritäten und sorgen somit für einen reibungslosen Tagesablauf. Mit Ihrem ausgeprägten Sinn für Zeitmanagement gelingt es Ihnen, den Arbeitsalltag effizient zu steuern. Sie organisieren und strukturieren, stellen die Einhaltung von «action items» (Vorbereitung von Terminen/Meetings, Reisen) sicher und unterstützen die Kommunikation zu internen Stellen und externen Stakeholdern. Ausserdem obliegt Ihnen die Koordination und fachliche Führung des Assistenzteams in der Rolle als «primus inter pares». Es macht Ihnen Freude, administrative Prozesse und Abläufe kontinuierlich weiter zu optimieren – als Teil eines engagierten Teams innerhalb einer erfolgreichen Division, die massgeblich zum Erfolg der Unternehmensgruppe beiträgt.
 
Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Überblick

• Planung, Priorisierung, Triage und stetiges «am Ball bleiben» bei allen Themen.
• Aktives E-Mail-Inbox Management, so dass der Kommunikationsfluss stets gewährleistet ist.
• Telefon- und Agenda-Management sowie allgemeine Korrespondenz (Deutsch/Englisch).
• Vor- und Nachbereitung von Geschäftsreisen national und international.
• Vorausschauende Planung (inkl. Führung Pendenzenliste) der Termine/Meetings/Events (inkl. Geschäftsleitungs- VR Sitzungen sowie Kunden- & Medientermine) Ihres Vorgesetzten.
• Vor- und Nachbereitung von Agenden und Protokollen für interne Meetings.
• Proaktives Pendenzen-Management sowie Bereitstellung/Einforderung von Präsentationen und Briefings.
• Koordination und fachliche Führung des Assistenzteams.
• Optimierung von Prozessen im Bereich Führungssupport (Assistenzteam).
• Logistische Koordination und Begleitung von Events, Foren und Veranstaltungen (Terminkoordination, Einladungen, Reservationen).
• Rechnungsbegleichung und Zahlungsverkehr, Belegeinreichung und Spesenmanagement.
• Bereitschaft, überall unkompliziert Hand zu bieten, wo dies erforderlich ist.

 
Fachliche und persönliche Anforderungen

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung ggf. kombiniert mit einer Weiterbildung zur Direktionsassistenz, oder vergleichbare relevante Ausbildung und Praxiserfahrung
• Mehrjährige Assistenzerfahrung (Executive Assistant) auf Geschäftsleitungsebene, erworben in einem international tätigen Umfeld (Gruppen-/Konzernstruktur).
• Vertieftes Verständnis für Organisationsstrukturen und Prozesse, inklusive der Arbeit mit Gremien/Ausschüssen.
• Sie sind effizient, resilient und belastbar, strahlen Ruhe aus und arbeiten auch unter Druck fokussiert und präzise.
• Durch stetiges Mit- und Vorausdenken verstehen Sie es, kohärente Schlüsse zu ziehen und entsprechende Massnahmen abzuleiten.
• Sie sind ein «self-starter» und Organisationstalent mit Blick für Details, zudem initiativ und umsetzungsstark.
• Sie verfügen über eine rasche Auffassungsgabe, und neue Themen packen Sie mit Interesse an.
• Ihre Deutschkenntnisse sind fliessend und stilsicher; Englisch beherrschen Sie auf Stufe «Advanced» (C1).
• Versierte MS-Office-Kenntnisse inklusive MS-Teams; digital-affin.
• Diskret, integer und verlässlich; das Erbringen einer Top-Dienstleistung ist Ihre Passion.
• Ihre natürliche Autorität und Empathie tragen dazu bei, stabile Verbindungen zu schaffen sowie Vertrauen aufzubauen und zu erhalten.

… nicht zuletzt überzeugen Sie mit positiver Ausstrahlung und der Fähigkeit, pragmatisch und rasch Lösungen zu finden.
 
Was Sie erwartet? Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit vielfältigen Kontakten in einem spannendem Arbeitsumfeld. Ihr Know-how können Sie gewinnbringend einsetzen, und Sie dürfen darauf zählen, dass Ihr Einsatz geschätzt wird. Ausserdem übernehmen Sie eine erfolgreich etablierte Executive Assistant Rolle, die Sie durch eigene Akzente weiter ausbauen können. Neue Ideen und Anregungen finden Gehör. Im Unternehmen wird kollegial, offen, agil und «per Du» gearbeitet. Persönliche und berufliche Entwicklung wird gefördert. Ihr Arbeitsplatz befindet sich nördlich von Zürich und verfügt über eine zeitgemässe und moderne Infrastruktur. Das Arbeitsmodell bietet Ihnen die Möglichkeit 1-2 Tage pro Woche im Home-Office zu arbeiten, unter der Voraussetzung, dass Ihre Präsenz nicht dringend erforderlich ist
 
Können Sie sich vorstellen, diese Aufgabe verantwortungsvoll zu übernehmen? Dann freuen wir uns auf Ihr Dossier (CV, Ausbildungsnachweise, Zeugnisse), das uns unter E-Mail schreiben mit Referenz «Senior EA-Lead» erreicht. Bitte schreiben uns auch einige Zeilen zu Ihrer Motivation und Eignung für diese Position.
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Barnickel & Fellows | Talstrasse 58 | CH-8001 Zürich | +41 44 243 86 68