Leiter:in Geschäftsstelle wohnbaugenossenschaft stern

Stellenziel

Das Ziel der Stelle ist die Besorgung aller administrativen und organisatorischen Tätigkeiten der Geschäftsstelle gemäss separatem Pflichtenheft. Die geschäftsführende Person leitet die Geschäftsstelle selbstständig und unterstützt der Verwaltungsmitglieder bei Bedarf in ihren jeweiligen Tätigkeitsgebieten. Die Schwerpunkte liegen im administrativen sowie im organisatorischen Bereich; eine gepflegte Kommunikation wird vorausgesetzt.

Innerhalb der Genossenschaft sowie gegen aussen wird ein professioneller Auftritt gegenüber der Mieterschaft, Kunden, Geschäftspartnern, Behörden, sowie weiteren Anspruchsgruppen vorausgesetzt. Dem Geschäftsstellenleiter/der Geschäftsstellenleiterin obliegt die Gesamtverantwortung bei der Führung der Geschäftsstelle.

Quantitative Ziele

• Besorgung aller Aufgaben der Geschäftsstelle zu 100%
• Unterstützung der Verwaltungsmitglieder bei Bedarf im administrativen und organisatorischen Bereich
• Bearbeitung der Anfragen aus der Bevölkerung, Gemeinde sowie Politik zu 100%; ggf. Aufarbeitung und Weiterleitung z.H. der Verwaltung
• Entgegennahme und Bearbeitung von Mieteranfragen, -rückmeldungen über den Kanal der Geschäftsstelle; ggf. Aufarbeitung und Weiterleitung z.H. der Verwaltung

Qualitative Ziele / Hauptaufgaben der Stelle

• Selbstständige und eigenverantwortliche Führung der Geschäftsstelle
• Erledigung von administrativen Arbeiten;
• Erstellung von Protokollen und übriger Briefschaften:
• Allgemeine Korrespondenz mit Mieterschaft, Gemeinde und Bevölkerung
• Bearbeitung der elektronischen Post (E-Mail), der allgemeinen Post, sowie Telefondienst
• Eingangskontrolle, Bearbeitung und Dokumentation aller Anfragen/Anmeldungen für Wohnungen
• Erstellung, Versand und Kontrolle von Mietverträgen für Wohnungen, Parkplätze und Nebenräume
• Erstellung, Druck und Versand des Geschäftsberichts

•  Erledigung von organisatorischen Arbeiten:
• Organisation, Koordination von Sitzungen der Verwaltung
• Organisation und Durchführung von Events
• Organisation und Durchführung der gesamten Generalversammlung, inkl. aller Vorarbeiten und Nachbearbeitung

• Anlauf- und Auskunftsstelle für Fragen aus der Mieterschaft, Behörden, Politik sowie aus der Bevölkerung
• Teilnahme an Sitzungen der Verwaltung (bei Bedarf) sowie Teilnahme an Generalversammlung
• Berichterstattung über die laufenden Tätigkeiten und Probleme an die Verwaltung
• Bedienen der vorhandenen Kommunikationsmittel und EDV; MS Office Palette, MS SharePoint, ImmoTOP2, sowie der Kommunikations-App der WBG Stern über BeUnity
• Allgemeine Büroarbeiten
• Weitere Berichterstattung gem. Pflichtenheft

Erforderliche Kompetenzen

• Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder einen Abschluss in einer vergleichbaren Ausbildung
• Sicherer Umgang mit den üblichen MS-Office-Programmen
• Kenntnisse der Immobilien-Software ImmoTOP2 oder die Bereitschaft, diese zu erlangen (Basics)
• Empathischer, klarer und dienstleistungsorientierter Kommunikationsstil
• Gute administrative und organisatorische Fähigkeiten
• Selbstständiges, verantwortungsbewusstes und konstruktives Arbeiten – auch in hektischen Situationen
• Exakte und strukturierte Arbeitsweise
• Freude an sozialen Fragestellungen und an der Arbeit mit Menschen mit unterschiedlichem sozialen und/oder kulturellem Hintergrund