Assistant-e Administratif-ve

Qui sommes-nous ?

La fondation LEENAARDS, fondée en 1980, est reconnue pour son engagement dans les domaines des sciences, de la santé, de la culture, de la durabilité et de la démocratie. À travers ses domaines d’action, sa mission est de promouvoir le respect de l’autre et de la nature, la solidarité et le dialogue, ainsi que la liberté de penser, de créer et d’agir. Dans cet esprit, elle s’attache à soutenir une démocratie vivante et l’innovation sociale. La fondation est active dans le soutien à la recherche, aux projets culturels et aux initiatives sociétales, en collaboration avec un large éventail de partenaires. Elle est basée à Lausanne.

Votre mission

En tant qu'Assistant·e Administratif·ve, vous assurez un rôle clé dans la gestion administrative et le bon fonctionnement de la fondation et êtes rattaché·e directement à la Directrice exécutive.

Il est important de noter que dans l’organisation du temps de travail à 50%, la présence est requise le mardi après-midi et le jeudi toute la journée. Le temps de travail restant pourra être défini d’un commun accord entre la Directrice exécutive et le·la titulaire du poste.

Vous aurez notamment la charge de :

Gestion des demandes de soutien

• Réception et traitement des dossiers via notre système informatique
• Préparation et suivi des séances des commissions (ordre du jour, préparation des dossiers, logistique)
• Prise de procès-verbaux
• Suivi des dossiers : suivi du respect des échéances, mise à jour des informations, contacts et références, établissement de tableaux de synthèse.

Travaux administratifs et secrétariat

• Accueil, gestion des appels et courriers
• Gestion et mise à jour de la base de données
• Organisation de rendez-vous et archivage

Communication et événements

• Soutien logistique et organisationnel lors d’événements
• Cogestion des médias sociaux (Instagram, Vimeo, LinkedIn)
• Mise à jour du site internet
• Soutien à la réalisation de supports de communication (PowerPoint)
• Réalisation et envoi de newsletters (via Mailchimp)

Votre profil

• Formation : CFC d’employé·e de commerce, étudiant·e en 2ème cycle titulaire d’un bachelor ou formation équivalente, ou expérience professionnelle pertinente pour le poste.
• Langues : Excellente maîtrise du français dans l’expression orale et écrite, bonnes connaissances en anglais.
• Informatique : Excellente maîtrise des outils bureautiques

Vous êtes…

• Organisé·e, rigoureux·se et capable de gérer plusieurs tâches en parallèle
• Autonome, adaptable et doté·e d’un excellent sens des priorités
• À l’aise dans la communication et la gestion des relations avec différents interlocuteurs
• Doté·e d’une bonne capacité d’écoute et de diplomatie

Pourquoi nous rejoindre ?

• Un rôle polyvalent et varié au sein d’une organisation engagée
• Un environnement de travail stimulant et bienveillant
• L’opportunité de développer vos compétences dans la gestion administrative et la communication
• Des bureaux au centre-ville de Lausanne accessibles facilement en transports publics
• 5 semaines de vacances par année
• À noter : du fait de la nature des tâches, le télétravail n’est pas possible dans cette fonction.

Intéressé·e ?

Merci de nous faire parvenir votre dossier de candidature complet (CV, lettre de motivation, diplômes, certificats de travail ou attestations de stage) exclusivement par le biais du lien de l’annonce. Les candidatures envoyés par courriel ne seront pas considérées.

Compte tenu de l’importance des capacités de rédaction pour ce poste, nous porterons une attention particulière à la lettre de motivation.

Date limite de candidature : dimanche 16 février 2025 compris

Les candidat·e·s seront contacté·e·s après la date limite de candidature. Nous assurons un retour à toutes et tous.