Leitung Institutionssekretariat

Leitung Institutionssekretariat: Ihre Aufgaben umfassen die admin. Unterstützung der Institutionsleitung und der Leitung Finanzen, die Pflege von Personal- und Klientendaten im EDV System sowie die Protokollführung der Leitungsteamsitzung.

Drehscheibenfunktion: Sie sind Anlaufstelle für die Mitarbeitenden (Anstellungsanträge, Bestätigungen, Unfallmeldung, Parkkartenbestellung), von Ämtern, Handwerkern, Lieferanten, Eltern. Entgegennahme und Weiterleitung von Anfragen (Post, Email, Telefon).

Alltag organisieren: Sie verwalten verschiedene Daten und Akten, bedienen die Telefonzentrale, sind zuständig für die Schlüsselorganisation und Zeiterfassung. Sie nehmen Materialbestellung vor und unterstützen bei der Durchführung von Heimanlässen.

Zusammenarbeit: Regelmässiger Austausch mit der Institutionsleitung, Leitung Finanzen und dem Leitungsteam. Enge Zusammenarbeit mit der Personalabteilung des Erziehungsdepartements sowie anderen Abteilungen.

Erfahrung: Sie haben mehrere Jahre Erfahrung in der Sekretariatsarbeit und verfügen über gute MS-Office-Kenntnisse. In neue Programme können Sie sich rasch einarbeiten. Datenbank-Kenntnisse wie Escada JCS wären von Vorteil.

Persönlichkeit: Sie zeichnen sich durch Freundlichkeit, Zuverlässigkeit, Teamfähigkeit und einem hohen Mass an Dienstleistungsorientierung aus. Auch in hektischen Situationen arbeiten Sie strukturiert, zeigen Eigeninitiative und legen gekonnt Prioritäten fest.

Ausbildung: Sie bringen einen kaufmännischen Abschluss EFZ mit. Zusätzlich verfügen Sie den eidg. Fachausweis zur Direktionsassistent/in.

Sprache: Sie kommunizieren gewandt, sachlich und adressatengerecht in Deutsch.

Der Bereich Jugend, Familie und Sport des Erziehungsdepartements Basel-Stadt betreut ein grosses Themengebiet rund um Kinderbetreuung, Kinder- und Jugendhilfe, frühe Förderung und Sport. Er informiert und unterstützt Kinder, Jugendliche und an der Erziehung Beteiligte und setzt sich für qualitativ gute, staatliche und private Angebote ein. Auch die Förderung von Breitensport und Bewegung, in Vereinen und privat, gehört zu den zentralen Aufgaben. Diese Arbeiten kommen vielen Menschen in Basel direkt zugute: von Kindern über Eltern bis zu Sportbegeisterten.

Das Schul- und Förderzentrum Wenkenstrasse ist eine Einrichtung des Erziehungsdepartementes des Kantons Basel- Stadt. Im Rahmen von Wohn- und Schulsettings begleiten, unterrichten und fördern wir Kinder und Jugendliche mit besonderem Bildungs- und Entwicklungsbedarf. Sie arbeiten in einem 3-er Team in der Verwaltung in einem eigenen Büro. Eine angeleitete Einarbeitungszeit ist vorgesehen.