Administrativer Mitarbeiter

Administrations- und Organisationstalent (m/w/d) gesucht!

Deine Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Du bist «Event»Planer und Organisator

• Du planst und koordinierst Schulungstermine und klärst alle Details mit Kunden und Trainern
• Du trägst die zentrale Verantwortung dafür, dass die geplanten Kurse reibungslos durchgeführt werden
• Du stellst sicher, dass Materialien und Kursunterlagen vollständig und rechtzeitig bereitstehen
• Du bist die erste Anlaufstelle für Fragen und Anliegen von Trainern und Kunden

Du bist Administrationsprofi

• Du bearbeitest Anfragen per E-Mail und Telefon und hältst die Kundenkommunikation professionell und freundlich
• Du pflegst Daten in Bexio, organisierst Dokumente und behältst den Überblick über administrative Abläufe
• Du erstellst Angebote, Aufträge und Rechnungen
• Du kümmerst dich um die Materiallogistik für Kurse und Workshops
• Du bereitest Defibrillatoren und Erste-Hilfe-Materialien für den Verkauf vor

Du bist Problemlöser und Teamplayer

• Du priorisierst Aufgaben in einem dynamischen Umfeld und findest kreative Lösungen für unerwartete Herausforderungen
• Du erledigst deine Aufgaben eigenständig, strukturiert und gründlich
• Du arbeitest eng mit der Führungsperson zusammen und bringst eigene Ideen ein, um Prozesse zu verbessern
• Du übernimmst Verantwortung, unterstützt das Team bei Bedarf und trägst dazu bei, dass sich alle aufeinander verlassen können

Das bringst du mit

• Eine gründliche Arbeitsweise und ein Auge fürs Detail – du achtest darauf, dass alles reibungslos und korrekt abläuft
• Die Fähigkeit, Prozesse schrittweise zu befolgen, ohne dabei Flexibilität zu verlieren – du erkennst, wann es nötig ist, vom Standard abzuweichen
• Strukturiertes, vernetztes Denken und die Fähigkeit, Aufgaben klar zu ordnen
• Sicherheit im Umgang mit Computern, insbesondere Excel-Tabellen, sowie Offenheit für den Einsatz von KI, um Prozesse effizienter zu gestalten
• Eine freundliche, lösungsorientierte Art im Umgang mit Kunden, Kollegen und Trainern
  

Dein Hintergrund

• Eine spezifische Ausbildung ist nicht erforderlich. Eine kaufmännische Grundausbildung wäre wünschenswert, und medizinisches Hintergrundwissen ist ein Plus

Warum solltest du bei uns arbeiten? 

Ganz einfach: Mit deiner Tätigkeit bei uns trägst du entscheidend dazu bei, dass Menschen lebenswichtige Fähigkeiten erlernen und Notfallsituationen sicher meistern können. So hilfst du uns, das Überleben vom Zufall zu befreien.

Bei Prominis findest du eine Arbeitsumgebung, die sowohl Struktur als auch Flexibilität bietet – und das in einem motivierten, kollegialen Team. Wir sind ein kleines, aber starkes Unternehmen, in dem jede*r Einzelne einen Unterschied macht. Unsere Arbeitsweise ist von klaren Prozessen geprägt, auch wenn sich die Anforderungen in einem dynamischen Umfeld ständig ändern können. Deswegen bieten wir dir genügend Freiraum, um flexibel und lösungsorientiert zu arbeiten. Bei uns wirst du regelmäßig mit neuen Herausforderungen konfrontiert und kannst dich ständig weiterentwickeln. 

Wir bieten dir

Wir bieten dir neben deinem Lohn, eine gründliche Einarbeitung, damit du optimal in deine Aufgaben starten kannst. Flexible Arbeitszeiten sorgen dafür, dass du Beruf und Privatleben gut vereinbaren kannst. Zusätzlich erhältst du Zugriff auf unsere internen Weiterbildungsressourcen, um dich auch langfristig persönlich und fachlich weiterzuentwickeln. Ausserdem darfst du selbst am ein oder anderen unserer Kurse teilnehmen, damit du persönlich miterleben kannst, was diese so besonders macht.

Wir haben dein Interesse geweckt? 

Mehr Infos auf: https://karriere.prominis.ch/administration/