Institutsassistent*in (70%)
Publication date:
13 November 2024Workload:
70%Contract type:
Unlimited employment- Place of work:Olten
Flexibilität, Gestaltungsfreiraum, Kreativität, Interdisziplinarität - so arbeiten wir
Institutsassistent*in (70%)
Hochschule für Soziale Arbeit FHNW, Institut Integration und Partizipation
Ihre Aufgaben:
Als Institutsassistent*in im Institut Integration und Partizipation unterstützen Sie die Institutsleiterin im Führungsalltag, sind verantwortlich für deren Terminplanung und Korrespondenz und arbeiten bei konzeptionellen Aufgabenstellungen mit. In enger Zusammenarbeit mit einer weiteren Institutsassistentin sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf der administrativen Aufgaben im Institut. Zu Ihren vielseitigen Aufgaben zählen:
- Unterstützung bei der Personalführung und beim Erstellen des Jahresbudgets
- Organisation und Vorbereitung der jährlichen Mitarbeitendengespräche (MAG)
- Organisation von Sitzungen und Teamanlässen
- Beschaffen, Aufarbeiten und Bereitstellen von Unterlagen
- Verfassen von Sitzungsprotokollen und Berichten
- Formatieren und Lektorieren von anspruchsvollen wissenschaftlichen Berichten und Manuskripten, ggf. auch in englischer Sprache
- Unterstützung bei der Organisation, Planung und Durchführung von Fachtagungen des Instituts
- Unterstützung der Mitarbeitenden bei administrativen Fragen
- Koordination von administrativen Aufgaben mit den übrigen Bereichen (andere Institute der HSA, Weiterbildungsadministration, HR, Leiter Services)
Ihr Profil:
Sie sind eine kommunikative und selbstständige Persönlichkeit, die vorausschauend handelt und mitdenkt. Ihre Arbeitsweise zeichnet sich durch Initiative und Weitsicht aus. Sie sind teamfähig, flexibel und anpassungsfähig. Auch in stressigen Situationen behalten Sie stets den Überblick und reagieren professionell auf Herausforderungen. Darüber hinaus bringen Sie folgende Qualifikationen, Kenntnisse und Berufserfahrungen mit:
- Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich (EFZ)
- Tätigkeit als Kaufmann/Kauffrau seit mindestens 5 Jahren
- Weiterbildung im Office-Management oder Direktionsassistenz
- Fundierte Anwendungskenntnisse in der Nutzung digitaler Tools (z.B. MS Office, Outlook, MS Teams, SAP)
- Betriebswissenschaftliche Kenntnisse
- Gute Englisch- und Französischkenntnisse in Wort und Schrift
- Umfangreiche Kenntnisse im Office-Management
- Erfahrungen in der Organisation von Anlässen sowie in der Erarbeitung von Konzepten
Unsere attraktiven Anstellungsbedingungen umfassen eine hohe Flexibilität bezüglich Arbeitszeiten und –ort. In der Zusammenarbeit werden an der Hochschule eine Kultur des Dialogs sowie eine transparente Kommunikation gepflegt, die von Wertschätzung und Vertrauen geprägt ist. Gestaltungs- und Handlungsspielräume betrachten wir als wichtige Ressourcen für Innovationen. Zudem werden die Vielfalt und Unterschiedlichkeit von Mitarbeitenden und Studierenden als Stärken der Hochschule gelebt.
Gehören Sie bald zu unserem Team? Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis am 26.11.2024.
www.fhnw.ch/de/die-fhnw/soziale-arbeit
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