Assistant Programme EST (SSA)

1. DOMAINE D’EXPERTISE

Appui administratif, financier et logistique dans le cadre du Programme de préparation et de réponse aux urgences sanitaires (EPR) de l'OMS.

2. OBJECTIF

Fournir un soutien administratif, financier et logistique au programme EPR au niveau du bureau pays afin de renforcer la capacité de prévention et de réponse aux urgences sanitaires.

3. BACKGROUND

Le Programme de gestion des urgences sanitaires de l'OMS vise à renforcer la capacité des États membres à gérer les risques sanitaires et à diriger la réponse internationale en cas de crise. Le poste d'Assistant au programme EPR est essentiel pour assurer la mise en œuvre efficace des activités du programme en conformité avec les procédures et règles de l'OMS.

4. TACHES ET LIVRABLES

Sous la supervision du Chargé des Opérations, l'Assistant au programme EPR sera chargé de :

• Assister à la gestion budgétaire du programme (rapports financiers, suivi des dépenses, identification des problèmes financiers).
• Effectuer un suivi mensuel des « Awards » pour contrôler l'exécution budgétaire.
• Assurer le suivi des lignes budgétaires du programme.
• Faciliter et assurer le suivi de la mise en œuvre des activités (rapports mensuels sur les DFC et DI).
• Apporter un soutien administratif aux équipes du programme (indemnités, remboursements, paiements de frais de voyage).
• Planifier et organiser les réunions, préparer les procès-verbaux et assurer le suivi des décisions prises.
• Gérer la logistique des événements, y compris les voyages, documents et budgets.
• Rédiger des correspondances administratives et financières.
• Assurer le respect des délais pour les livrables et la correspondance du programme.
• Maintenir des systèmes de classement efficaces pour une documentation appropriée.
• Utiliser le système GSM/Oracle pour les demandes administratives et de voyage.
• Accomplir toute autre tâche assignée en lien avec le poste.

5. QUALIFICATIONS, EXPERIENCE, COMPETENCES ET LANGUES

Éducation:

Essentielle: Diplôme de fin d'études secondaires ou formation technique/commerciale/gestion équivalente en administration générale.

Souhaitable: Diplôme universitaire en gestion, comptabilité ou finances serait un atout.

Expérience:

Essentielle: Minimum 5 ans d'expérience avérée dans des postes administratifs.

Souhaitable: Expérience dans le système des Nations Unies, notamment l’OMS, et connaissance des systèmes ERP comme Oracle.

Compétences:

• Bonne connaissance des procédures normalisées (SOPs).
• Excellente maîtrise des règles et procédures administratives et financières de l'OMS.
• Forte capacité de planification et d'organisation.
• Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel.
• Compétences en communication efficace et en production de résultats dans des environnements évolutifs.
• Bonne gestion des ressources et suivi des activités.

Langues:

Français: Niveau avancé (lu, écrit et parlé).

Anglais: Niveau intermédiaire requis.

La maîtrise des deux langues est interchangeable selon les exigences du poste.

6. LIEU D'AFFECTATION

Bureau de l'OMS Abéché

7. VOYAGES

Des déplacements peuvent être requis selon les besoins opérationnels du programme.

8. REMUNERATION

Conformément à la grille salariale de l'OMS au grade GS5.

9. DUREE

6 mois

Additional Information

• This vacancy notice may be used to identify candidates for other similar consultancies at the same level.

• Only candidates under serious consideration will be contacted.

• A written test may be used as a form of screening.

• If your candidature is retained for interview, you will be required to provide, in advance, a scanned copy of the degree(s)/diploma(s)/certificate(s) required for this position. WHO only considers higher educational qualifications obtained from an institution accredited/recognized in the World Higher Education Database (WHED), a list updated by the International Association of Universities (IAU)/United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO). The list can be accessed through the link: http://www.whed.net/. Some professional certificates may not appear in the WHED and will require individual review.

• For information on WHO's operations please visit: http://www.who.int.

• WHO is committed to workforce diversity.

• WHO has a smoke-free environment and does not recruit smokers or users of any form of tobacco.

• Applications from women and from nationals of non and underrepresented Member States are particularly encouraged.

• WHO prides itself on a workforce that adheres to the highest ethical and professional standards and that is committed to put the WHO Values Charter into practice.

• WHO has zero tolerance towards sexual exploitation and abuse (SEA), sexual harassment and other types of abusive conduct (i.e., discrimination, abuse of authority and harassment). All members of the WHO workforce have a role to play in promoting a safe and respectful workplace and should report to WHO any actual or suspected cases of SEA, sexual harassment and other types of abusive conduct. To ensure that individuals with a substantiated history of SEA, sexual harassment or other types of abusive conduct are not hired by the Organization, WHO will conduct a background verification of final candidates.

• Consultants shall perform the work as independent contractors in a personal capacity, and not as a representative of any entity or authority. The execution of the work under a consultant contract does not create an employer/employee relationship between WHO and the Consultant.

• WHO shall have no responsibility whatsoever for any taxes, duties, social security contributions or other contributions payable by the Consultant. The Consultant shall be solely responsible for withholding and paying any taxes, duties, social security contributions and any other contributions which are applicable to the Consultant in in each location/jurisdiction in which the work hereunder is performed, and the Consultant shall not be entitled to any reimbursement thereof by WHO.

• Consultants working in Switzerland must register with the applicable Swiss cantonal tax authorities and social security authorities, within the prescribed timeframes (Guidelines issued by the Swiss Mission are available at: https://www.eda.admin.ch/missions/mission-onu-geneve/en/home/manual-regime-privileges-and-immunities/introduction/Manuel-personnes-sans-privileges-et-immunites-carte-H/Non fonctionnaires et stagiaires.html

For roster VNs:

• The purpose of this vacancy is to develop a list of qualified candidates for inclusion in this advertised roster. All applicants will be notified in writing of the outcome of their application (whether successful or unsuccessful) upon conclusion of the selection process. Successful candidates will be placed on the roster and subsequently may be selected for consultancy assignments falling in this area of work or for similar requirements/tasks/deliverables. Inclusion in the Roster does not guarantee selection to a consultant contract. There is no commitment on either side.