Im Mittelpunkt der Aufgabe stehen die vertrauensvolle Unterstützung des Principals und die Organisation aller administrativen Tätigkeiten, die sich aus seinem breit diversifizierten Investment-Portfolio ergeben. Sie unterstützen Ihren Vorgesetzten, der gleichzeitig auch als VR-Präsident der Holding fungiert, bei der Planung und Koordination seiner vielfältigen geschäftlichen Aktivitäten sowie gelegentlich auch in privaten Angelegenheiten. Die Komplexität der Aufgabe erfordert Flexibilität und stetiges Mit- und Vorausdenken. Darüber hinaus sind Organisationstalent, Resilienz und Zuverlässigkeit Eigenschaften, mit denen Sie erfolgreich sind. Ihre Aufgaben im Überblick:

• Vorausschauendes Agenda-Management; Planung von Reisen, Hotel, Logistik.
• Organisation von sämtlichen Terminen wie Investoren-Meetings, Verhandlungen, Vorstands- und Aufsichtsratssitzungen, Konferenzen, Lunches, etc.
• Allgemeine Korrespondenz; vorwiegend Deutsch.
• Vertragsverwaltung, Termin- und Fristen-Management; Nachverfolgen von «action items».
• Schnittstelle zu Kanzleien, Beteiligungsunternehmen, Projektentwicklern, Banken und externen Dienstleistenden.
• Allgemeiner Zahlungsverkehr, Spesenmanagement, Versicherungsmanagement.
• Office-Management - kurzum: Sie nehmen sich aller Themen an, die im Laufe des Tages pragmatisch und unkompliziert gelöst werden müssen.

Ihre Einstiegsvoraussetzungen
Sie halten die Fäden so in der Hand, dass Sie jederzeit als kompetent und gewinnend wahrgenommen werden. Ausserdem kommunizieren Sie sicher und gehen freundlich und respektvoll auf Ihr Gegenüber ein – mit gutem Gespür für Situationen und das richtige Timing. Darüber hinaus bringen Sie mit:

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung verbunden mit Assistenzerfahrung (ideal: Beratung, Privatsekretariat, Real Estate, Legal Services, Vermögensverwaltung).
• Vorausschauende, lösungsorientierte Arbeitsweise.
• Hohes Verantwortungsbewusstsein; auch in zeitkritischen oder stressigen Situationen agieren Sie professionell und gelassen und übertragen diese Ruhe auch nach aussen.
• Vernetztes Denken und die Fähigkeit, herausfordernde Situationen mit Sachverstand zu glätten.
• Ausgeprägtes Planungs- und Organisationstalent.
• Fliessende, stilsichere Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse.
• Versierte MS-Office-Kenntnisse; sichere Anwendung von Zoom, Teams.
• Belastbarkeit und Flexibilität: Sie verstehen es, Ihren Chef zu managen und immer für ihn «am Ball zu bleiben» - mit Humor und gelegentlich auch Nachsicht manövrieren Sie den oft anspruchsvollen Arbeitsalltag.

Nicht zuletzt zeichnen Sie sich durch Integrität und Vertrauenswürdigkeit aus und haben Freude daran, in einem abwechslungsreichen Umfeld Verantwortung zu übernehmen.

Engagiert, sympathisch und mit der festen Absicht, in dieser Herausforderung eine langfristige Perspektive zu sehen, das wünschen wir uns. Es erwartet Sie eine Aufgabe, die geprägt ist von neuen Ideen und Projekten des Principals. Ihr Arbeitsplatz befindet sich in Zug. Es steht Ihnen ein Parkplatz zur Verfügung. Die Vergütung ist der Position angemessen. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbungsunterlagen (CV, Zeugnisse, Ausbildungsnachweise), die Sie uns bitte mit Motivationsschreiben und Kennziffer «CEO-Assistant» an E-Mail schreiben senden.
 
Barnickel & Fellows | Talstrasse 58 | CH-8001 Zürich | +41 44 243 86 68