Als Administrative Coordinator unterstützen Sie unser Team in sämtlichen organisatorischen und administrativen Aufgaben und sind eine zentrale Anlaufstelle für Kandidaten- und Kundenkontakte. Ihr Fokus liegt auf der effizienten Koordination und Durchführung von Administrationsprozessen, sowie der Nutzung von digitalen Tools, um unseren Recruitment- und HR-Bereich zu optimieren.

Ihre Hauptaufgaben

• Administrative Unterstützung und Koordination:

• Unterstützung des Teams (Geschäftsleitung, Recruiter und HR-Verantwortliche) in administrativen Belangen sowie Übernahme der Stellvertretung für das allgemeine Office Management
• Vorbereitung und Schaltung von Stelleninseraten auf verschiedenen Online-Plattformen
• Koordination von Terminen zwischen Kandidaten, Recruitern und Kunden
• Erstellung von Listen und Vorlagen sowie Bearbeitung des Kandidatenpools in unserem Rekrutierungstool
• Entgegennahme von Telefonanrufen und Empfang von Kandidaten und Kunden

• Projektbezogene Unterstützung und Koordination:

• Vorbereitung und Koordination von Veranstaltungen, inkl. der Nutzung von Tools wie Mailchimp, Canva und InDesign für die Gestaltung von Einladungen und Materialien
• Koordination und Durchführung von Projekten zur Prozessverbesserung, einschliesslich der Pflege und Aktualisierung unserer Homepage und der Erstellung von Kommunikationsmaterialien (z.B. Newsletter, Präsentationen)
• Organisation, Vorbereitung und Versand von Kundengeschenken
• Anwendung von Excel zur Datenverwaltung und -analyse sowie Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen in PowerPoint und Prezi

Ihr Profil

• Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung oder bringen entsprechende Berufserfahrung mit
• Kommunikativ und offen mit hoher Effizienz und Genauigkeit in Ihrer Arbeitsweise
• Selbständige, eigenverantwortliche und dynamische Arbeitsweise
• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, sowie eine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung
• Deutsch als Muttersprache, sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Kenntnisse in gängigen Office-Tools (Excel, Outlook, PowerPoint) sowie Erfahrung im Umgang mit Mailchimp, Canva, InDesign und Homepage-Verwaltung

Tamara Godenzi freut sich über Ihre Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Diplome
und Arbeitszeugnisse; kein Motivationsschreiben nötig):
• Referenznummer 2476
• per E-Mail an E-Mail schreiben

Wir sichern Ihnen absolute Diskretion zu und stehen für telefonische Auskunft gerne zur Verfügung.