Office Manager:in / Executive Assistant 40-60% (m/w/d), Zürich, Schweiz (Hybrid)

Willkommen bei COI Partners AG, einer Boutique Private Equity-Gesellschaft Standorten in Deutschland und der Schweiz.

Wir suchen ab Februar 2025 eine motivierte Persönlichkeit, die unsere Leidenschaft für Qualität, Innovation und Unternehmertum teilt.

Office Manager:in / Executive Assistant 40-60% (m/w/d), Zürich, Schweiz (Hybrid)

Sie sind Teil des Operations Teams der COI Partners Gruppe und in Ihrer Rolle als Office Manager / Executive Assistant sind Sie verantwortlich für die Bürologistik und -infrastruktur, Informationsbeschaffung, CRM-/Ablagesystem, Rechtliches/Services und alles, was in „Ihrem Unternehmen“ ansteht. Zudem agieren Sie als Vertrauensperson und Bindeglied des COI Partners Managementteams, unterstützen dabei punktuell die Aktivitäten Ihrer Kolleg:innen in der Schweiz und in Deutschland und pflegen interne sowie externe Kontakte.

Ihre Aufgaben

- Büroorganisation und -verwaltung (inkl. Post Ein- und Ausgang, Beschaffung von Büromaterial, Verwaltung von Verträgen und Rechnungen, Archiv Management) sowie Unterstützung des Teams in administrativen und organisatorischen Aufgaben.

- Organisation der Verwaltungsrats- und Executive Committee Meetings, inklusive Logistik, Verpflegung und Unterlagen, und Protokollführung.

- Planung und Durchführung der jährlichen Generalversammlung. Bearbeitung von Verträgen und anderen wichtigen Dokumenten.

- Ansprechperson für Kunden, Partner und Dienstleister vor Ort, telefonisch und per E-Mail. Koordination und Betreuung von internen und externen Terminen sowie die Organisation von Meetings, Events und Geschäftsreisen.

- Pflege und Verwaltung von internen CRM-Datenbanken sowie Unterstützung bei Dokumentenmanagement und -aufbereitung.

- Onsite Ansprechpartner des IT-Dienstleister

Ihr Profil

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.

- Mehrjährige Erfahrung in einer ähnlichen Position, idealerweise in einem dynamischen Unternehmensumfeld und im Finanzwesen.

- Organisationstalent mit einem ausgeprägten Sinn für Struktur, Prioritäten und Details.

- Professioneller Umgang mit MS Office und modernen Kommunikationsmitteln.

- Freundliches, serviceorientiertes Auftreten sowie ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch.

Was wir bieten

- Sehr flexible Arbeitszeiteinteilung in einem Hybriden Arbeitsumfeld und einer wertschätzenden Unternehmenskultur.

- Ein moderner und ansprechend gestalteter Arbeitsplatz in zentraler Lage von Zürich

- Vielfältige Aufgaben mit hoher Selbstständigkeit.

- Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege.

Jetzt bewerben! Werden Sie Teil unseres engagierten Teams und bringen Sie Ihre Talente und Ideen bei COI Partners AG ein. Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Lebenslauf und relevanten Zeugnissen an Manuela Bloesch.

Gestalten Sie gemeinsam mit uns die Zukunft von COI Partners AG!