Sachbearbeiter:in und Assistent:in der Geschäftsleitung – 40% - 60% (im Job-Sharing)
Auf einen Blick
- Veröffentlicht:25 Oktober 2024
- Pensum:40 – 60%
- Vertrag:Festanstellung
- Sprache:Deutsch (Fortgeschritten)
- Arbeitsort:Hirschengraben 6, 3011 Bern
Aufgrund anstehender Pensionierung im Laufe des kommenden Jahres, suchen per Januar 2025 bzw. nach Vereinbarung Verstärkung für unser Team.
Deine Aufgaben
Du arbeitest in einem Jobsharing Modell. Gemeinsam seid ihr für das operative Geschehen der Geschäftsstelle, nach den Weisungen der Geschäftsführerin, zuständig. Zu den vielseitigen Aufgaben der Geschäftsstelle gehören insbesondere:
- Unterstützung der Geschäftsführerin in administrativen sowie organisatorischen Belangen (Korrespondenz, Terminvereinbarungen, Empfangsfunktionen, usw.)
- Administrative Unterstützung des Stiftungsrates
- Office Management: Betrieb und Administration der Büroräumlichkeiten
- Planung, Organisation und Begleitung aller Stiftungsrats- und Kommissionssitzungen, sowie Erstellung der Sitzungsprotokolle
- Inhaltliche Vorbereitung aller Stiftungsrats- & Kommissionssitzungen, in Zusammenarbeit mit der Geschäftsführerin
- Verwaltung der eingehenden Gesuche Kommunikation mit den Gesuchstellern, Referenten, Experten und Partnerorganisationen
- Erstellung von Förderrapports und Statistiken als Basis für externe Kommunikation
- Betreuung der Website der Stiftung
- Führung der Projektbuchhaltung und Dokumentenablage
- Abstimmung mit Treuhandbüro für Finanzbuchhaltung & Personaladministration
- Führung der Liquiditätsplanung inkl. Auslösung der Zahlungen und Bankkorrespondenz
Dein Profil
- Du hast erfolgreich eine KV-Ausbildung absolviert und verfügst über einige Jahre Berufserfahrung. Eine weiterführende Ausbildung, z. B. zur Direktionsassistenz, ist von Vorteil
- Du beherrschst Deutsch und Englisch in Wort und Schrift, Französisch kannst du verstehen
- Du bist zuverlässig, strukturiert und organisiert und hast ein Auge für Details & Qualität
- Du bist kommunikativ und im Team kollegial und hilfsbereit
- Du bist es gewohnt, selbstständig zu arbeiten und hast auch kein Problem damit, an einzelnen Tagen allein im Büro zu sein
- Du bist gewandt in der Bedienung einer modernen Office-Infrastruktur und offen, diese Fertigkeiten stets weiterzuentwickeln
- Du hast Freude daran, nicht nur auszuführen, sondern auch aktiv zu gestalten
Was wir bieten
- Eine sinnstiftende Tätigkeit mit Einsicht in spannende und zukunftsrelevante Themen
- Ein hoher Grad an Flexibilität in Bezug auf Arbeitszeiten (Jahresarbeitszeit)
- Ein kleines, aber freundliches und angenehmes Team
- Zentrale Lage in Bern, kombiniert mit flexiblen Home-Office Einsätzen
- Eine vielseitige Rolle mit Gestaltungspotential
- Massgeschneiderte Weiterbildungsmöglichkeiten
- Tolle Möglichkeiten für einen Wechsel in die Stiftungswelt oder einen generellen Wiedereinstieg in die Arbeitswelt
Haben wir dein Interesse geweckt? Wir freuen uns auf dein digitales Bewerbungsdossier inkl. Motivationsschreiben.
Wir weisen darauf hin, dass Dossiers von Personalvermittlern nicht berücksichtigt werden.