Administrative Assistenz 100%
Auf einen Blick
Veröffentlicht:
02 Juli 2024Pensum:
100%Vertrag:
FestanstellungLohn:
CHF 70 000 min. /JahrSprache:
Deutsch (Muttersprache), Englisch (Fortgeschritten)Arbeitsort:
Stockerstrasse 60, 8002 Zürich
Kenntnisse
Neu
Mit diesen Aufgaben begeistern wir Dich:
- Kalendermanagement (Effiziente Planung von Meetings, Terminen und Veranstaltungen)
- Kommunikation (Bearbeitung von E-Mails, Telefonanrufen und Korrespondenzen im Namen des Prinzipals)
- Organisation (Pflege von Akten, Aufzeichnungen, Datenbanken (Excel), CRM und Büromaterialien)
- Reisekoordination (Buchung von Reisen und Unterkünften)
- Vertraulichkeit (Schutz sensibler Informationen)
- Onboarding neuer Mitarbeiter und externer Berater (Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Teammitglieder)
- Unterstützung bei der Erstellung von Dokumenten und Präsentationen
- Koordination von Fristen und Lieferterminen für verschiedene Stakeholder (Sicherstellung der termingerechten Bearbeitung)
- Protoko lierung von Besprechungen (Aufzeichnung wichtiger Informationen während Meetings)
- Einrichtung von Bestellungen gemäss Verträgen und Bearbeitung von Rechnungen für die Zahlung (Verwaltung von Bestellvorgängen und Rechnungsabwicklung)
- Updaten und Instandhaltung von Prozessdokumentationen und Reglementen
- Ad-hoc-Unterstützung und Anpassung an sich ändernde Prioritäten und Arbeitsbelastungen (Flexibilität bei der Aufgabenbewältigung)
- Vertretung von Teamkollegen während des Urlaubs oder an regulären freien Tagen (Übernahme von Aufgaben)