Administrative Operations Manager (60 - 80%)

Ihre Leidenschaft: Verantwortung für administrative Prozesse und Organisation in einer internationalen und zugleich familiären Umgebung.

Als Administrative Operations Manager übernehmen Sie eine zentrale Drehscheibenfunktion und tragen operative Verantwortung. Gemeinsam mit unseren Firmeneinheiten in der Schweiz und Deutschland stellen Sie sicher, dass administrative und organisatorische Prozesse reibungslos funktionieren und Effizienz sowie Qualität gesteigert werden.

Ihre Verantwortungsbereiche

• Leitung und Koordination der Administration und Office-Organisation
• Sicherstellung der Projekt- und Auftrags-Administration
• Erstellung der monatlichen Leistungsabrechnung einschliesslich Spesen
• Organisation von On- und Offboarding-Prozessen sowie Unterstützung bei HR-Themen
• Organisation von Geschäftsreisen sowie internen und externen Veranstaltungen
• Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung und externen Partnern
• Mit der Zeit: Übernahme der internen Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung in enger Zusammenarbeit mit unseren Treuhandfirmen
• Mit wachsender Erfahrung: Sicherstellung der Stellvertretung in der Projekt- und Auftrags-Administration sowie bei den Leistungsabrechnungen

Das bringen Sie mit

• Kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Erfahrung in einer ähnlichen Funktion, idealerweise mit Fokus auf Projekt- und Leistungsabrechnung
• Weiterbildung, z. B. Fachausweis in Finanz- und Rechnungswesen oder ähnliches, von Vorteil
• Erfahrung in der Verantwortung für Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, idealerweise als ergänzende Kompetenz
• Fundierte Kenntnisse in MS Office und Erfahrung mit Unternehmenssoftware (z.B. Abacus).
• Ausgeprägte organisatorische und kommunikative Fähigkeiten
• Eigenverantwortung, Selbstständigkeit und eine lösungsorientierte Arbeitsweise
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
• Freude an der Optimierung von Prozessen und dem Arbeiten in einer Drehscheibenfunktion

Unser Angebot

Wir bieten Ihnen eine vielseitige Herausforderung in einem modernen, internationalen Arbeitsumfeld. In Zusammenarbeit mit unseren Standorten in der Schweiz, Deutschland und Portugal haben Sie die Möglichkeit, Ihre Fähigkeiten einzubringen und gezielt weiterzuentwickeln. Mit fortschrittlichen Sozialleistungen und familienfreundlichen Arbeitsmodellen schaffen wir die Flexibilität, die Sie für eine optimale Balance zwischen Beruf und Privatleben benötigen. Freuen Sie sich auf ein erfahrenes Team, einen aktiven Austausch über Fachgrenzen hinweg und die Chance, in einer zukunftsorientierten Branche nachhaltig etwas zu bewegen.

Neugierig? Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!

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