Executive Assistant (a) 60-100%
Auf einen Blick
- Veröffentlicht:23 September 2024
- Pensum:60 – 100%
- Vertrag:Festanstellung
- Arbeitsort:Badenerstrasse 170, 8004 Zürich
Das wirst du tun
Bist du ein absolutes Organisationstalent, das es auch in den hektischsten Zeiten schafft, den Überblick zu behalten? Dann könnte dies deine nächste Herausforderung sein! In dieser Rolle bist du für die Koordination von Terminen, Meetings, Korrespondenzen, Reisen und anderen Angelegenheiten des CEOs von Adnovum zuständig. Du bereitest komplexe schriftliche Kommunikationen und Präsentationen vor und/oder kontrollierst diese. Darüber hinaus stellst du sicher, dass das CEO Office reibungslos und effizient funktioniert. Du wirst für die folgenden Aufgaben verantwortlich sein:
- Administrative Unterstützung des CEOs (z.B. Schreiben und Bearbeiten von E-Mails, Verfassen von Memos, Vorbereiten von Mitteilungen im Namen des Leadership-Teams)
- Verwalten der Agenda des CEOs
- Organisieren und Vorbereiten von internen und externen Meetings und Workshops mit dem CEO, dem Leadership-Team und/oder dem Verwaltungsrat, inklusive Unterstützung bei der Durchführung (Agenda, Zeitmanagement, Protokollführung sowie alle organisatorischen und administrativen Angelegenheiten)
- Aufbauen und Verwalten eines E-Filing-Systems für E-Mails und andere elektronische Dokumente, das leicht verständlich und zugänglich ist
- Entgegennehmen von Telefonanrufen
- Empfangen von Besuchern
- Erledigung kleinerer buchhalterischer Aufgaben
Das suchen wir
- Hochschulabschluss in Business Administration, o.ä. und/oder Weiterbildung zum Executive Assistant
- Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Executive Assistant sowie umfangreiche Erfahrung in der Zusammenarbeit mit C-Levels und Verwaltungsräten
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, professionelles Zeitmanagement, ein Auge fürs Detail sowie eine Affinität für diverse IT-Tools und -Plattformen
- Proaktive und selbständige Arbeitsweise, Belastbarkeit und sehr gute Kommunikationsfähigkeiten
- Fliessende Deutsch- und Englischkenntnisse
Sharp minds, good vibes
Wir sind die cleveren IT-Experten, die es mit den komplexen Herausforderungen in puncto Software und Security aufnehmen. Mehr als 700 Mitarbeitende an unserem Hauptsitz in Zürich sowie in den Büros in Bern, Lausanne, Budapest, Lissabon, Singapur und Ho-Chi-Minh-Stadt entwickeln Lösungen, die unser Versprechen «And your digital business works» an unsere Kunden erfüllen.
Als grossartiges Team befähigen wir einander, Wissen und Erfahrungen auszutauschen, gemeinsam zu wachsen und erfolgreich zu sein. Der einzigartige Adnovum-Spirit steht dafür, dass wir einander helfen, stets eine offene Tür haben und eine von Wertschätzung und Vertrauen geprägte Atmosphäre leben. Für einen gemeinsamen Spass, Kaffee oder Feierabenddrink sind wir immer zu haben!
Neben unserem einzigartigen «one Adnovum»-Spirit zeichnen wir uns durch eine lösungsorientierte Engineering-Kultur mit flachen Hierarchien aus, in der du mit deinen Ideen etwas bewirken kannst. Wir setzen auf flexibles Arbeiten wie die Möglichkeit Teilzeit zu arbeiten und ein hybrides Arbeitsmodell. Deine Weiterbildung und Weiterentwicklung liegen uns am Herzen. Deshalb fördern und unterstützen wir individuelle Entwicklungspfade und Weiterbildungen.
Aus Datenschutzgründen akzeptieren wir ausschliesslich Bewerbungen über unser Onlineportal. Bewerbungen, die wir per E-Mail erhalten, werden nicht bearbeitet. Wir bitten um dein Verständnis.
Adnovum akzeptiert nur Direktbewerbungen. Bewerbungen, die von Personalvermittlern ohne vertragliche Vereinbarung eingehen, werden als Direktbewerbung behandelt.