Associate Analyst International Logistics

Mit was wird gearbeitet?

SAP (OTC Roles including GTS, MDG), Kinaxis, DocNet, Documentum, Standardsoftware (MS Office), GDRS, Plateau, Business Intelligence, TrackWise, QlikSense, Sharepoint, interne Datenbanken, Online-Portale von Logistikpartnern

Was wird bearbeitet?

Kundenaufträge, Inter- und Intracompany Bestellungen, Lieferungen, Rechnungen, elektronische und physische (Handels-) Dokumente (z.B. Ursprungszeugnisse, Warenverkehrs-bescheiniugngen) Export Dokumente, Akkreditive, Ausschreibungsunterlagen, Datenbanken, Stammdaten, Zertifikate, Sales-Forecast

Arbeitsunterlagen, Vorschriften, Informationen 

Internationale Richtlinien (GMP, GDP) und Gesetze, behördliche Anforderungen (z.B. IHK, Zoll), globale und lokale CSL-Richtlinien und SOPs, Akkreditivrichtlinien, Verträge, Verfahrens- und Qualitätsvereinbarungen, mündliche und schriftliche Anweisungen, Ablaufbeschreibungen, Checklisten, Bedarfs und Verbrauchspläne, interne und externe Nachschlage-/Regelwerke, Arbeitssicherheits- und Unfallverhütungsvorschriften

Arbeitsort:

St. Gallen (Schweiz) oder Bern (Schweiz) oder Marburg (Deutschland)

Aufgabenbeschreibung

• Sicherstellung der termingerechten und GDP konformen Lieferung von Kundenaufträgen und Intercompany Bestellungen von den CSL Standorten in Europa (durch standortübergreifende Abstimmung, Planung und Koordination bei Lieferengpässen oder entsprechende Auswahl des Transportweges) an die globalen CSL Affiliates und externe Kunden
• Sicherstellung der ordnungsgemäßen Einhaltung der länderspezifischen Zoll- und handelsrechtlichen Bestimmungen
• Durchführung von regionalen und standortübergreifenden Abstimmungsgesprächen mit den beteiligten Funktionen (z.B. Quality, Customer Service, Lager) zur Klärung von neuen Anforderungen, Prozessverbesserungen oder Abweichungen. Abstimmung der notwendigen Anpassungen.
• Abwicklung von Aufträgen innerhalb und außerhalb der globalen CSL Supply-Chain (Produktionsstandorte, Affiliates und externe Kunden) von der Auftragserfassung bis zur Fakturierung, inkl. Koordination mit den beteiligten Abteilungen (z.B. Ableitung oder Einleitung von Korrekturmaßnahmen)
• Abwicklung Akkreditivprozesse von der Erstprüfung bis zur Weitergabe der Dokumentation zur Bankeinreichung
• Fachliche Prüfung der Akkreditivanforderungen hinsichtlich der logistischen Anforderungen, Legalisierungen, etc. Enge Zusammenarbeit mit den relevanten Fachabteilungen der einzelnen Herstell-Sites, wie z.B. Treasury, Quality, sowie Commercial Operations.
• Erstellung und Bearbeitung der benötigten Dokumente (z.B. Handelsrechnung, Ursprungszeugnisse) zur Bankeinreichung unter Beachtung der behördlichen Vorgaben.
• Fachliche Prüfung extern erstellter Akkreditiv relevanter Dokumente (z.B. Air Waybill) und Koordination mit externen und interen Dienstleistern (Spediteure, Versicherung, Quality).
• Mitarbeit bei der Erstellung von Monatsberichten
• Finanzielle Abwicklung (Gut-/Lastschriften) in Abstimmung mit Finance
• Vorbereitung von Retouren in Koordination mit den Fachabteilungen der einzelnen Herstell-Sites sowie mit dem Rücksender und Abwicklung von Retouren gemäß abgestimmten Vorgehensweisen / SOPs.
• Dokumentation von Prozessen, inkl. Erstellung von Ablaufbeschreibungen
• Mitarbeit bei Projekten innerhalb International Logistics Opertaions.

Erforderliches Können

• Ausbildung: abgeschlossenes Studium zum Bachelor of Arts, z.B. Betriebswirtschaftslehre mit Schwerpunkt Supply Chain oder Logistikmanagement.
• Projektmanagement Kenntnisse
• Englisch und Deutsch gut in Wort und Schrift
• „Best Practice“ Kenntnisse im Bereich der Handhabung/Lagerung, Distribution, Bestandskontrolle und im Export/Import von Pharma-Produkten
• 1-3 Jahre relevante Berufserfahrung