Teamleiter/in Administration (m/w/d)

Deine Verantwortung

• Verantwortung für die ordnungsgemässe und termingerechte Erstellung und Abwicklung der Faktura sowie die Rechnungskontrolle. Sicherstellung eines reibungslosen Prozesses zur Erfassung und Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen.
• Administrative Unterstützung des Sales Teams: Enge Zusammenarbeit mit dem Vertriebsteam zur Unterstützung bei administrativen Aufgaben wie Angebotserstellung, Kundenkorrespondenz und Nachverfolgung von Verkaufsdokumenten. Sie tragen dazu bei, dass das Sales Team effizient arbeiten kann.
• Stammdatenpflege: Verantwortung für die Pflege und Aktualisierung der Stammdaten, um die Datenqualität sicherzustellen und eine einwandfreie Datenbasis für alle internen Prozesse zu gewährleisten.
• Prozessverantwortung in der Administration: Analyse und Optimierung der bestehenden Abläufe in der Administration, um eine hohe Effizienz und Qualität der administrativen Prozesse sicherzustellen. Einführung von Verbesserungsmassnahmen und Umsetzung neuer Prozesse bei Bedarf.
• Allgemeine administrative Aufgaben: Bearbeitung von Korrespondenz, Vorbereitung und Organisation von Besprechungen, sowie die Verwaltung und Ablage von Dokumenten.
• Reporting und Dokumentation: Erstellung von regelmäßigen Berichten und Auswertungen zur Unterstützung der Geschäftsführung und der Sales Abteilung. Verantwortung für die strukturierte Dokumentation aller administrativen Prozesse.
• Kommunikationsschnittstelle: Fungieren als zentrale Ansprechperson für alle administrativen Fragestellungen innerhalb des Unternehmens sowie für externe Partner und Kunden.
• Unterstützung bei Projekten: Aktive Mitarbeit in bereichsübergreifenden Projekten und Unterstützung der Geschäftsleitung bei speziellen Aufgaben.

Deine Skills

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. als Kaufmann/-frau EFZ) oder eine gleichwertige Ausbildung im administrativen Bereich.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise mit Leitungsfunktion in der Administration.
• Fundierte Kenntnisse in der Fakturierung und Rechnungsprüfung sowie Erfahrung im Umgang mit gängigen Buchhaltungs- und Fakturierungsprogrammen.
• Erfahrung in der administrativen Unterstützung von Vertriebsteams und ein gutes Verständnis für die Abläufe im Sales-Bereich.
• Gute Kenntnisse in der Stammdatenpflege und sicherer Umgang mit ERP-Systemen.
• Prozessorientiertes Denken und die Fähigkeit, bestehende Prozesse kritisch zu hinterfragen und zu optimieren.
• Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise mit hoher Genauigkeit und Verantwortungsbewusstsein.
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und hohe Dienstleistungsorientierung.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englischkenntnisse sind von Vorteil.
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel und Word) sowie weiteren IT-Anwendungen zur Verwaltung und Dokumentation

Benefits

• Flexible Arbeitszeitgestaltung
• Markt- und Leistungsgerechte Löhne
• Kostenlose Früchte und Getränke
• Interessante und abwechslungsreiche Tätigkeiten/Projekte
• Eingespieltes und dynamisches Team
• Offene Unternehmenskultur
• 13. Monatsgehalt

Arbeitsort
Geuensee

Kontakt

Denis Fazlija,
+41 44 385 21 62