Leitung Administration

Unsere Mandantin, ein KMU aus dem Baugewerbe hat ihr Tätigkeitsgebiet im Grossraum Zentralschweiz. Zur Unterstützung der Geschäftsleitung rekrutieren wir eine Person für die Leitung Administration (m/w/d). In dieser Funktion arbeiten Sie Hand in Hand mit der Geschäftsleitung und übernehmen die Verantwortung der Administration.

Ihre Verantwortungen

• Leitung der Administration: Koordination und Weiterentwicklung des gesamten administrativen Bereichs (z.B. Büroorganisation, Personaladministration).
  
• Verwaltung und Organisation: Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs sämtlicher administrativer Prozesse, darunter Büroorganisation, Dokumentenmanagement und -ablage sowie Postbearbeitung.
  
• Personaladministration: Verantwortung für die korrekte Abwicklung der Personalakten, Arbeitsverträge, sowie die Verwaltung von Urlaubstagen und Arbeitszeiten. Organisation von Neueintritten und Austritten.
  
• Strategische Unterstützung: Mitwirkung bei der Umsetzung von strategischen Unternehmenszielen, inklusive Vor- und Nachbereitung von Management-Meetings und strategischen Analysen.
  
• Kommunikation: Bearbeitung der Korrespondenz (Telefon, E-Mail info@), Empfang und Betreuung von Besuchern, Kommunikation mit internen und externen Partnern.
  
• Marketing: Betreuung der Webseite und Social-Media-Kanälen, wie auch Druckmaterialien. Koordination und Weiterentwicklung des gesamten Marketingbereichs.
  
• IT-Support: Unterstützung des gesamten Teams bei IT-Herausforderungen und Koordination mit IT-Partner.
  
• Ressourcenmanagement: Sicherstellung einer effizienten Ressourcennutzung (Bürobedarf, Infrastruktur, IT-Ausstattung, etc.).
  
• Vorbereitung von Unterlagen: Erstellen von Präsentationen, Berichten, Protokollen und anderen Dokumenten für interne und externe Anlässe, Aufträge, Verträge.
  
• Event-Management: Organisation und Koordination von Veranstaltungen (Mitarbeiterevents, Kundenevents etc.)
  
• Prozessoptimierung: Identifikation und Umsetzung von Effizienzsteigerungen und Prozessverbesserungen innerhalb der administrativen Abläufe und zwischen den Bereichen Entwicklung und Ausführung.
  
• Berichtswesen: Erstellung von regelmässigen Berichten und Auswertungen für die Geschäftsführung, insbesondere zu personellen und administrativen Themen.
  
• Projektmanagement: Unterstützung bei der Planung, Organisation und Nachverfolgung von Unternehmens-Projekten und strategischen Initiativen der Geschäftsleitung

Ihre Qualifikationen

Ausbildung

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein entsprechendes Studium, idealerweise mit einem Fokus auf Betriebswirtschaftslehre, Management oder Verwaltung.

Berufserfahrung

• Mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Position, vorzugsweise in der Baubranche.
• Erfahrung Personaladministration ist von Vorteil.
• Erste Erfahrung in der Führung und Motivation von Mitarbeitern sowie in der Planung und Organisation von Arbeitsabläufen.

Fähigkeiten

• Hohe Organisations- und Strukturierungsfähigkeiten sowie eine selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise.
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten und ein sicheres Auftreten.
• Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein und hohe Belastbarkeit.
• Teamplayer mit Hands-on-Mentalität und einer lösungsorientierten Denkweise.
• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Flexibilität und Bereitschaft, auch in stressigen Zeiten den Überblick zu behalten.

Sprachkenntnisse

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift,
• Englischkenntnisse von Vorteil.

Technische Fähigkeiten

• Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint)
• Erfahrung mit InDesign und/oder Buchhaltungssoftware sind von Vorteil.

Unser Angebot

Eine verantwortungsvolle Position mit Gestaltungsspielraum und der Möglichkeit, aktiv an der Weiterentwicklung des Unternehmens mitzuwirken. Ein abwechslungsreiches und dynamisches Arbeitsumfeld in einem engagierten Team. Die Möglichkeit, die Geschäftsleitung aktiv zu unterstützen und an strategischen Entscheidungen mitzuwirken. Möglichkeit zur beruflichen Weiterbildung und Weiterentwicklung. Attraktive Anstellungsbedingungen und flexible Arbeitszeitmodelle.

Bewerbungsinformationen

Wenn Sie sich für diese Position interessieren, senden Sie bitte Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse, Motivationsschreiben) über das Online-Bewerbungsformular auf Jobs.ch ein. Bitte beachten Sie, dass wir keine Bewerbungen per Post akzeptieren.