Customer Billing and Booking administrator (f/m/d)

Stellenbeschreibung

Der/die Sachbearbeiter/in für Kundenabrechnung und Auftragsbuchung verwaltet den Prozess der Auftragsbuchung und Rechnungsstellung und sorgt für eine korrekte und rechtzeitige Rechnungsstellung für Aufzugsanlagen, Wartungsdienste und Reparaturen. Diese Funktion ist entscheidend für die Unterstützung des Finanzteams, indem sie sicherstellt, dass alle Kundenaufträge korrekt verbucht und die Kundenkonten effektiv verwaltet werden. Der ideale Kandidat verfügt über eine ausgeprägte Liebe zum Detail, ausgezeichnete Fähigkeiten im Kundenservice und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben effizient zu erledigen.

Hauptaufgaben

Auftragsbuchung:

• Genaue Bearbeitung und Buchung von Kundenaufträgen für Aufzugsinstallationen, Wartungsverträge und Reparaturdienste.

• Überprüfen der Auftragsdetails, um sicherzustellen, dass sie den Unternehmensrichtlinien und Kundenvereinbarungen entsprechen.

• Zusammenarbeit mit den Vertriebs- und Betriebsteams, um eine rechtzeitige und genaue Auftragserfassung zu gewährleisten.

Kundenabrechnung:

• Vorbereiten und Ausstellen von Rechnungen für Wartungsverträge, Installationen/Modernisierungen und Reparaturen.

• Sie stellen sicher, dass die Rechnungen mit den Verträgen, Angeboten und allen zusätzlich durchgeführten Arbeiten übereinstimmen.

• Klären Sie Unstimmigkeiten bei der Rechnungsstellung, indem Sie sich mit internen Teams und Kunden in Verbindung setzen und für eine schnelle und zufriedenstellende Lösung sorgen.

Debitorenbuchhaltung:

• Überwachen Sie die Kundenkonten, um rechtzeitige Zahlungen zu gewährleisten und überfällige Rechnungen weiterzuverfolgen.

• Führen Sie genaue Aufzeichnungen über Abrechnungstransaktionen und das Zahlungsverhalten.

Kundenkommunikation:

• Beantworten Sie Kundenanfragen zu Rechnungen und Bestellungen und geben Sie klare und präzise Informationen.

• Bearbeitung von Kunden eskalationen im Zusammenhang mit Abrechnungsproblemen, um ein hohes Maß an Kundenzufriedenheit zu gewährleisten.

Prozessverbesserung:

• Identifizieren von Bereichen, in denen Prozesse bei der Auftragsbuchung und Rechnungsstellung verbessert werden können, und Empfehlen und Implementieren von Änderungen zur Steigerung der Effizienz und Genauigkeit.

Einhaltung von Vorschriften und Dokumentation:

• Sicherstellen, dass alle Auftragsbuchungs- und Rechnungsstellungsprozesse mit den Unternehmensrichtlinien und Branchenvorschriften übereinstimmen.

• Führen Sie geordnete und aktuelle Aufzeichnungen über alle Kundenaufträge, Rechnungen und Zahlungen.

Qualifikationen

• Bachelor-Abschluss in Rechnungswesen, Finanzen, Betriebswirtschaft oder einem verwandten Fachgebiet bevorzugt.

• Nachgewiesene Erfahrung in den Bereichen Rechnungsstellung, Debitorenbuchhaltung oder Auftragsmanagement, idealerweise in der Bau-, Fertigungs- oder Aufzugsbranche.

• Fließend in Deutsch / Schweizerdeutsch. Französisch ist ein Plus.

• Sehr gute Kenntnisse in Buchhaltungs- oder ERP-Systemen und fortgeschrittene Kenntnisse in Microsoft Excel.

• Ausgezeichnete Aufmerksamkeit für Details, Organisationstalent und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben effektiv zu bewältigen.

• Ausgeprägte Kommunikations- und Kundenbetreuungsfähigkeiten und die Fähigkeit, funktionsübergreifend zu arbeiten.