Assistenz Vizerektorat Forschung (80 - 100%)

Assistenz Vizerektorat Forschung (80 - 100%)

Assistenz Vizerektorat Forschung (80 - 100%)

Die Universität Basel ist eine der führenden Forschungsuniversitäten Europas. Als älteste Universität der Schweiz (gegründet 1460), blickt sie auf eine mehr als 560-jährige Erfolgsgeschichte zurück. Gemeinsam arbeiten wir im Vizerektorat Forschung daran, den Forschenden an der Universität Basel optimale Rahmenbedingungen für international sichtbare Spitzenforschung zu schaffen.

Als Management-Assistenz des Vizerektors Forschung nehmen Sie vielfältige administrative und operative Aufgaben wahr. Selbständig, wissbegierig und voller Leidenschaft ergänzen Sie unser Team.

Ihre Aufgaben

Ansprechpartner*in für das Vizerektorat Forschung

• Stilsichere Kommunikation innerhalb der Universität und mit externen Partnern
• Verwaltung und Führung des Sekretariats des Vizerektors Forschung, insbesondere die Pflege des Terminkalenders und die Koordination von Terminen
• Koordination von organisatorischen und administrativen Anfragen als erste Auskunftsstelle und Schnittstellenfunktion im Bereich Vertragsmanagement sowie zur Unterstützung der weiteren Teammitglieder
• Planung und Organisation von internen und externen Veranstaltungen und Meetings, einschliesslich Einladungsmanagement, Erstellung von Präsentationen/Vorlagen und Raumbuchungen
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen, Protokollführung, Spesenabrechnung sowie Rechnungskontrollen für das Vizerektorat
• Unterstützung des Vizerektorats Forschung in administrativen und organisatorischen Belangen, bei der Umsetzung von Projekten und in der Prozessoptimierung

Ihr Profil

• Sie verfügen über mindestens 3 Jahre Berufserfahrung als Executive Assistant / Personal Assistant, idealerweise an einer Hochschule oder in einer Forschungsinstitution
• Sie verfügen über ein abgeschlossenes Studium oder haben eine kaufmännische Grundausbildung mit erfolgreich abgeschlossenen Weiterbildungen
• Sie beherrschen die deutsche und englische Sprache stilsicher in Wort und Schrift, weitere Fremdsprachen von Vorteil
• Der Umgang mit den typischen Office Applikationen fällt Ihnen leicht und Sie haben eine hohe Affinität für digitale Plattformen
• Sie sind gedanklich immer einen Schritt voraus, haben eine schnelle Auffassungsgabe und haben Gefallen am universitären Umfeld
• Eigenverantwortung und höchste Diskretion in Verbindung mit einem professionellen und sicheren Auftreten sind für Sie selbstverständlich
• Eine praxisorientierte Hands-on-Mentalität, Organisationstalent und eine strukturierte Arbeitsweise zählen zu Ihren besonderen Stärken
• Sie tragen zur effizienten und effektiven Gestaltung der Verwaltungsprozesse bei und begleiten Projekte durch eine hohe Dienstleistungsorientierung und breitgefächerten Wissenstransfer

Wir bieten Ihnen

Sie agieren in einer verantwortungsvollen und abwechslungsreichen Funktion in einem interdisziplinären Umfeld, wo Sie Ihr Wissen, Ihre Erfahrungen und Ideen wirksam einbringen und umsetzen können.

Die Universität bietet im Stadtzentrum von Basel ein offenes, interessantes und breites Arbeitsumfeld. Sie haben vielfältige Möglichkeiten, sich in Ihrem Arbeitsbereich weiterzubilden und weiterzuentwickeln. Sie profitieren auch von weitreichenden Fringe Benefits wie Familienservice, Vergünstigungen für Verpflegung, Sport und Mobilität sowie weiteren Vorzugskonditionen.