Assistent:in für die Veranstaltungsdienste (50%)

Als Assistent/in der Leitung der Veranstaltungsdienste sind Sie dafür verantwortlich, dass jede Veranstaltung oder Aktivität unter besten Bedingungen stattfindet, indem Sie die Ressourcen und verfügbaren Räume effizient verwalten.Ihr Aufgabengebiet umfasst u.a.: 

• Tägliche Reservierungsanfragen: Zusammen mit der Leitung der Veranstaltungsdienste sind Sie eine zentrale Ansprechperson für Lehrpersonen, Studierende und Techniker:innen bei der Reservierung von Räumen. 

• Koordination der Raumreservierungen: Verwaltung der Reservierungen der Säle und Unterrichtsräume und dafür sorgen, dass die notwendigen Räume für Unterricht, Konzerte, Prüfungen und andere Aktivitäten zur Verfügung stehen. 

• Veröffentlichung und Aktualisierung des Veranstaltungskalenders sowohl auf unserer Webseite wie auch via Newsletter. 

• Optimierung der Raumnutzung: Sie unterstützen die Leitung der Veranstaltungsdienste bei der Analyse und nachhaltigen Optimierung der Raumnutzung, um sicherzustellen, dass jeder Raum entsprechend den Bedürfnissen optimal genutzt wird. 

• Koordination mit den Instituten: Sie helfen bei der Erstellung der Veranstaltungspläne der verschiedenen Institute der Musik-Akademie und der Hochschule für Musik Basel FHNW, um eine reibungslose Koordination der Projekte im Laufe des Jahres zu gewährleisten. 

Was Sie mitbringen: 

• Abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung, idealerweise mit Erfahrung in der Organisation und Verwaltung. Erfahrung mit Raummanagementsystemen (z.Bsp. Asimut). 

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse. 

• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Anfragen parallel effizient zu bearbeiten und schnell auf ungeplante Situationen zu reagieren. 

• Hohes Mass an Eigeninitiative und die Fähigkeit, schnell und lösungsorientiert auf alltägliche Anfragen zu reagieren, verbunden mit einem sicheren Gespür für zwischenmenschliche Beziehungen. 

• Versierter Umgang mit Office, Kenntnisse in Photoshop und InDesign sind ein Plus. 

• Ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit, um logistische Herausforderungen proaktiv und mit Feingefühl bewältigen zu können. 

• Konzeptionelle Denkweise und innovative Lösungsorientierung zur Optimierung der Raum- und Ressourcennutzung.