Bist du ein echter Organisationsprofi, der auch in hektischen Momenten den Überblick behält? Die Universitären Psychiatrischen Dienste (UPD) Bern bieten dir die Möglichkeit, unser ICT-Team mit deinem Engagement und Know-how zu unterstützen. In dieser vielseitigen Position bist du das Rückgrat unserer administrativen Abläufe, koordinierst Termine, verwaltest wichtige Dokumente und bist die erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen. Wenn du die Herausforderung liebst, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu jonglieren und dabei stets den Fokus auf Effizienz und Qualität zu legen, dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen!

Deine Aufgaben

• Du übernimmst die Planung und Koordination der Termine des ICT-Leiters und bist für die Vor- und Nachbereitung der Meetings zuständig
• Du bist die erste Anlaufstelle für interne und externe Anliegen, überwachst eingehende Anfragen und kümmerst dich um die Erstellung von Sitzungsprotokollen sowie die Verwaltung wichtiger Dokumente im ICT-Bereich
• Du unterstützt laufende Projekte durch das Erstellen von Präsentationen und Berichten und übernimmst die Organisation von Reisen, einschliesslich Buchungen und Abrechnungen
• Du verwaltest das Büromaterial, kümmerst dich um die Organisation des Post- und Warenein- und –ausgangs und sorgst für einen effizienten Ablauf im Tagesgeschäft
• Du prüfst und leitest Rechnungen an die Buchhaltung weiter, um eine zeitgerechte und korrekte Abwicklung sicherzustellen

• Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Du bringst Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften, idealerweise im ICT-Umfeld, mit und bist vertraut mit den Anforderungen eines dynamischen Arbeitsumfelds
• Organisation ist deine Leidenschaft – du arbeitest strukturiert, selbständig und mit einem hohen Mass an Sorgfalt
• Du zeichnest dich durch exzellente Kommunikationsfähigkeiten aus und schätzt den Kontakt zu Menschen. Serviceorientierung und Teamarbeit sind für dich eine Selbstverständlichkeit.
• Du bist sicher im Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen und hast ein gutes technisches Grundverständnis, um auch in komplexeren Aufgaben den Überblick zu behalten
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse gehören zu deinen Stärken

Deine Ansprechpartner

Diego Garcia, Leiter Infrastruktur Services & Stv. Leiter ICT

Diego Garcia beantwortet deine fachspezifischen Fragen:
T: +41 58 630 94 20
Nicole Portner, HR Sachbearbeiterin

Mail: E-Mail schreiben
T: +41 58 630 96 71

Dein künftiger Arbeitsort

Universitäre psychiatrische Dienste Bern, Bolligenstrasse 111, 3000 Bern 60