Assistenz als Springer/in & Ferienvertretung

Flexibler Einsatz an rund 200 Tagen/Jahr

Wir suchen eine Assistenzpersönlichkeit, auf die unser Kunde mittel- bis langfristig zählen kann und die über die nächsten Jahre als zuverlässige Stellvertretung fungiert. Die jeweiligen Einsatzzeiten (zwischen 1 und 3 Wochen am Stück) sind planbar und werden abgesprochen.

Die Stelle ist nicht remote zu vergeben. 

Worauf Du Dich freuen darfst 

• Eine Arbeitsatmosphäre, die dynamisch, energiegeladen, konzentriert, aber auch sehr fröhlich ist.
• Du wirst ein beständiger Teil eines hochprofessionellen, sympathischen Teams mit flachen Hierarchien.
• Du bearbeitest ein vielseitiges Aufgabengebiet in einem Unternehmen mit schnellen Entscheidungswegen.
• Das Unternehmen legt grossen Wert auf das Wohlbefinden der Mitarbeitenden: Mit firmeneigenem Gym und Personal Trainer, gesunden Lunches und spannende Team-Events wird ein motivierendes und unterstützendes Arbeitsumfeld geschaffen.
• Fantastische neue Büros: Hell, grosszügig, State-of-the-Art.

Deine Aufgaben & Verantwortlichkeiten

• Du übernimmst die Stellvertretung der jeweils abwesenden Assistentin und bist für die administrative sowie organisatorische Unterstützung der Teams bzw. Partner verantwortlich.
• Du organisierst die Kalender, koordinierst das Reisemanagement und stellst einen reibungslosen Tagesablauf sicher.
• Du planst Meetings, Videokonferenzen und Events.
• Du erledigst E-Mail-Korrespondenz (Deutsch/Englisch) und garantierst den steten Informations- und Dokumentenfluss.
• Du koordinierst die Themen der jeweiligen Vorgesetzten inkl. Erstellung von Präsentationen und Unterlagen.
• Du übernimmst ad-hoc Projekte, die sich aus den Ferien- und Abwesenheitsvertretungen ergeben.
• Du agierst als Schnittstelle zu Stakeholdern, Portfolio-Gesellschaften und den Teams an anderen Standorten.
• Du erledigst das Spesen- und Rechnungsmanagement.

Was Du mitbringst:

• Eine kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Assistenzerfahrung – gerne in einer ähnlichen Springerfunktion.
• Eine strukturierte und durchdachte Arbeitsweise – Du arbeitest selbständig, mit einem sicheren Blick für Prioritäten.
• Ausgeprägtes Organisationstalent, Flexibilität, eine rasche Auffassungsgabe und sehr gutes Zeitmanagement.
• Fliessende Deutsch- und Englischkenntnisse. Schweizerdeutsch ist sehr willkommen!
• Problemlösungskompetenz: Du erkennst Herausforderungen und erarbeitest Vorschläge, um den Workflow reibungslos zu gestalten.
• Es fällt Dir leicht, zwischen den Zeilen zu lesen und Informationen adressatengerecht zu managen.
• Du verfügst über sichere Anwenderkenntnisse des MS-Office-Pakets sowie Kollaborationstools (Teams, Zoom).
• Du bist team- und dienstleistungsorientiert, darüber hinaus unkompliziert und einfach eine gewinnende Persönlichkeit, mit der man gerne arbeitet.
• Loyalität, höchste Diskretion und Vertrauenswürdigkeit sowie absolute Zuverlässigkeit.

Bist Du dabei? Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbungsunterlagen (CV, Zeugnisse, Ausbildungsnachweise), die Du uns bitte mit Referenz «Assistenz-Springer» und einem Intro-Mail an E-Mail schreiben sendest.

Barnickel & Fellows | Talstrasse 58 | 8001 Zürich | +41 44 243 86 68