Administrative/r Sachbearbeiter/in 60 - 80%
Date de publication :
16 avril 2025Taux d'activité :
60 – 80%- Lieu de travail :Bern
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Résumé de l'emploi
L'Institut für Finanzmanagement de l'Université de Berne recrute un(e) Administrative/r Sachbearbeiter/in. Rejoignez un environnement dynamique et professionnel au cœur de Berne.
Tâches
- Assister les directeurs dans les tâches administratives.
- Gérer la communication et assurer le flux d'informations.
- Superviser le management de la qualité et la sécurité au travail.
Compétences
- Diplôme équivalent à un EFZ et expérience en administration universitaire.
- Excellentes compétences en organisation et en communication.
- Maîtrise des outils IT comme MS-Office et SAP.
Est-ce utile ?
Am Institut für Finanzmanagement der Universität Bern ist per 1. September 2025 oder nach Vereinbarung eine Stelle als Administrative/r Sachbearbeiter/in zu besetzen.
Das erwartet Sie:
Sie unterstützen die Abteilungsdirektoren in allen administrativen Belangen. Sie sind ein Organisationstalent, erledigen die anfallenden Arbeiten umsichtig sowie termingerecht und wissen Prioritäten zu setzen. Sie sind die Ansprechperson der Abteilung und gewährleisten durch empathische und klare Kommunikation einen reibungslosen Informationsfluss. Sie haben Freude an einer Drehscheibenfunktion sowie an Support- und Koordinationsaufgaben und behalten auch in hektischen Zeiten einen kühlen Kopf.
Ihre Hauptaufgaben:
- Beratung und Ansprechperson für Mitarbeitende, Studierende, Dozierende sowie externe Personen und Organisationen
- Korrespondenz, Postbearbeitung, Telefon, Bestellungen, Terminplanung, Organisation von Events
- Verantwortlich für das Quality Management (IKS) und die Arbeitssicherheit (KOPAS)
Personelles:
- Erledigung aller administrativen Aufgaben von der Personalplanung, Rekrutierung bis zum Austritt, Absenzen-, Zeit- und Gehaltskontrolle
Finanzen:
- Selbständige Budgetierung, Führung und Bewirtschaftung der Betriebs- und Drittmittelkredite, Debitoren- Kreditorenworkflow, Inventar
- IFM-Alumni Buchhaltung, Inkasso, Organisation von Events, Adressdatenbank
Anforderungen:
- EFZ Kauffrau/Kaufmann oder gleichwertige Ausbildung, mehrjährige Berufserfahrung vorzugsweise in der universitären Administration
- Aufgestellte, belastbare und loyale Persönlichkeit mit diplomatischem Geschick und hoher Dienstleistungsorientierung
- Versierter Umgang mit IT-Tools (MS-Office, SAP, etc.)
- Hohe Fach- und Sozialkompetenz, Teamfähigkeit
- Sehr gute Selbstorganisation und ein hohes Mass an Verantwortungsbewusstsein
- Exakte und zuverlässige Arbeitsweise
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
Wir bieten:
- Vielseitiges und interessantes Aufgabengebiet in einem aufgeschlossenen Team mit moderner Infrastruktur
- Attraktiver Arbeitsplatz im Zentrum der Stadt Bern
- Anstellungsbedingungen gemäss Personalreglement des Kantons Bern
Bewerbung und Kontakt:
Für fachliche Auskünfte zur Stelle steht Ihnen Frau Karin Dolder (E-Mail schreiben) zur Verfügung.
Bitte senden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen mit Motivationsschreiben, detailliertem Lebenslauf mit Anstellungsdaten in Monaten und Jahren, Zeugnisse, Diplome und Referenzen elektronisch bis am 31. Mai 2025 an Prof. Dr. Philip Valta, E-Mail schreiben.
