Assistentin CEO mit HR-Entwicklungspotential (w/m/d)

Ihr Aufgabengebiet als Assistent/-in CEO:

• Sicherstellung des reibungslosen Ablaufs des CEO-Sekretariats
• Schnittstelle für die Kontaktaufnahme von aussen und internen Abteilungen
• Effiziente Terminkoordination und entsprechende Kalenderführung
• Korrespondenz in Deutsch und Englisch
• Priorisierung aller anfallenden Anliegen
• Organisation und Vorbereitung von internen und externen Meetings sowie erforderlichen Reisen (GL, VR, GV, Mitarbeiteranlässe)
• Erstellung der Agenda und Protokollführung an GL-Sitzungen und die daraus resultierende Nachverfolgung von Pendenzen
• Erstellen von Präsentationen und Auswertungen
• Unterstützung Anlagemonitoring
• Sonstige allgemeine Sekretariatsarbeiten inkl. Unterstützung bei Mandaten
• Support Erstellung und Versand der Geschäfts- und Halbjahresberichte
• Springerin Empfang
• Mithilfe bei diversen Projekten nach Bedarf

Ihr Aufgabengebiet im Personalwesen:

• Führen der Absenzenliste / Abstimmung Feriensaldo
• Aktualisierung Personalhandbuch, Stellenbeschreibungen
• Vorbereitung von Unterlagen für GL- und VR-Sitzungen
• Erfassen der Aus- und Weiterbildungen der Mitarbeitenden
• Führen der Mandatsliste
• Aktualisierung Handelsregistereintragungen
• Betreuung der Mitarbeitenden bei persönlichen Anlässen wie Geburtstagen, Jubiläen usw.
• Führen der Übersicht der Unterschriftsberechtigungen
• Aktualisierung von Organigrammen
• Unterstützung in der Lohnverarbeitung der Mandanten
• Unterstützung bei wiederkehrenden Meldungen und Mutationen
• Erfassen von Unfall- und Krankheitsfällen
• Organisation und Versand Weihnachtspräsente und -karten

Ihre Qualifikationen:

• Kaufmännische Ausbildung mit praktischen Erfahrungen auf Geschäftsleitungsstufe im Private Banking/Wealth Management und von Vorteil Payroll Erfahrung
• Weiterbildung als HR-Assistent/in oder Bereitschaft diese zu absolvieren
• Gute IT-Kenntnisse in MS Office inklusive Excel und PowerPoint
• Deutsch und Englisch (Stufe «Advanced») fliessend in Wort und Schrift
• Teamfähigkeit, Kundenorientierung, Zuverlässigkeit, Eigeninitiative, ausgeprägtes Organisationstalent
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten
• Flexibilität, Sorgfalt und ausgeprägte Dienstleistungsorientierung
• Hands-on-Mentalität und Umsetzungsstärke
• Ein Flair für Zahlen
• Unbedingte Diskretion und einen einwandfreien Leumund (Strafregister und Betreibungsregister)

Ihr Arbeitsort:

• Basel

Ihr Einsatz:

• Nach Vereinbarung

Diverses:

Fühlen Sie sich angesprochen? Dann zögern Sie nicht und senden uns Ihre kompletten Bewerbungsunterlagen in PDF-Format mit Foto an die unten stehende Adresse. Wir sichern Ihnen eine rasche und diskrete Bearbeitung zu.