Secrétaire d'unité
Date de publication :
02 décembre 2024Taux d'activité :
100%- Lieu de travail :Lausanne
Introduction
Institution d’enseignement et de recherche de premier plan au niveau international, l’UNIL compte près de 5’000 collaboratrices et collaborateurs et 17’000 étudiant·e·s, réparti·e·s entre le campus de Dorigny et les sites du CHUV et d’Epalinges. En tant qu’employeur, elle encourage l’excellence, la reconnaissance des personnes et la responsabilité.
Présentation
Pour le remplacement de la titulaire durant son congé maternité, la Faculté des sciences sociales et politiques ( https://www.unil.ch/ssp ) est à la recherche d'un·e :
SECRETAIRE D'UNITE (CDD)
Rattaché·e à 50% à l’Institut d'études politiques (IEP) et à 50% à l’équipe administrative du Décanat de la Faculté.
Informations liées au poste
Entrée en fonction : 15.01.2025 ou à convenir
Durée du contrat : jusqu'au 30.09.2025
Taux d'activité : 100 %
Lieu de travail : Bâtiment Géopolis - Lausanne - Dorigny
Vos activités
Au sein de l’IEP, vous travaillerez dans un secrétariat de 4 personnes et serez en charge de 4 UR (unité de recherche) plus particulièrement. Au sein de l’administration du Décanat, vous travaillerez dans une équipe plus importante, mais tout aussi conviviale, intervenant sur plusieurs domaines d’activité. Les 2 équipes ont des échanges réguliers.
Votre engagement vous conduira à prendre en charge des activités administratives variées en lien avec :
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la communication : mettre à jour des sites web, publier des actualités, participer à l’organisation d’événements scientifiques, organiser des séjours, etc.
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les finances : établir, contrôler ou vérifier des notes de frais, des factures, des indemnisations, des imputations, établir des budgets, vérifier des comptes, etc.
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les ressources humaines : accompagner des recrutements (établir des cahiers des charges, rédiger et publier des annonces, organiser des entretiens, etc.), établir des demandes d’engagement pour différents types de statuts, etc.
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l’enseignement : vérifier des inscriptions, mettre à jour les bases de données (SylviaAcad, Unisciences), récolter des sujets d’examens, opérer des fusions, préparer ou tenir à jour des tableaux d’attribution de surveillances, diverses tâches en lien avec l’intendance des examens, etc.
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la réception et le secrétariat général : distribuer du courrier, accueillir et renseigner des personnes, classer des documents (GED Sharepoint), mettre à jour des tableaux d’affichage, participer à des réunions, prendre des PV, mettre en pages des documents, etc.
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l’intendance : gérer l’économat, les photocopieuses, l’accès aux locaux, la signalétique, etc.
Votre profil
Titulaire d’un CFC d'employé·e de commerce (ou d’un titre jugé équivalent), avec une activité professionnelle d’environ 5 ans dans un environnement dynamique si possible dans le milieu académique, vos points forts sont :
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l’organisation, la précision et l’agilité dans l’exécution ;
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la maîtrise des outils informatiques ;
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la polyvalence : vous êtes à l’aise aussi bien avec les chiffres que les lettres, vous aimez travailler seul·e comme en équipe ;
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le dynamisme : curiosité et envie d’acquérir de nouvelles compétences ;
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le sens du service et la bienveillance ;
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anglais souhaité.
Vos avantages
Un cadre de travail agréable dans un environnement académique multiculturel et diversifié.
Davantage d'informations sur www.unil.ch/carrieres
Pour tout renseignement complémentaire
Madame
Martine Kläy
Administratrice
tél : 0041 21 692 31 40
Votre dossier de candidature
Délai de postulation : 08.12.2024
Nous vous invitons à nous transmettre votre dossier complet en format Word ou PDF.
Il ne sera pris en compte que les candidatures adressées par le biais de ce site.
Nous vous remercions de votre compréhension.
Les personnes retenues par le comité de sélection pour un entretien seront contactées directement par nos soins, pour l'organisation d'un rendez-vous le mercredi 11 décembre 2024 dans la matinée.
Remarques
L’UNIL s’engage :
• Pour l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de sa communauté ;
• À garantir un environnement ouvert, respectueux et propice à l’épanouissement ;
• À offrir des conditions de travail favorables à la conciliation des différentes sphères de vie.
unil.ch/egalite
unil.ch/familles
