Office Manager (40 %) m/w/d

Der Entwicklungsfonds Seltene Metalle (ESM) ist eine Schweizer Stiftung im Bereich seltener und kritischer Metalle. Unsere Projekte im In- und Ausland befassen sich mit Versorgungssicherheit und einem nachhaltigeren Umgang mit kritischen Rohstoffen, die u.a. für die Energiewende benötigt werden. Der ESM arbeitet in einem interdisziplinären Umfeld und kooperiert mit Industrie, Universitäten, NGOs und Politik auf nationaler und internationaler Ebene.

Als Office Manager arbeiten Sie eng mit der Geschäftsführerin zusammen. Sie sind verantwortlich für die Organisation eines reibungslosen Tagesgeschäfts. Dazu gehört das Dokumenten-Management, Rechnungswesen und Führung der Buchhaltung und das Controlling. Zudem sind Sie für die Kommunikation mit Ämtern, Behörden, dem Stiftungsrat und unseren Projektpartner:innen verantwortlich. Die Stelle bietet Raum für berufliche Entwicklung.

Ihre Aufgaben:

• Organisation des Tagesgeschäfts und Backoffice-Management
• Planung und Organisation von Stiftungsratssitzungen
• Protokollführung
• Vorbereitung von Dokumenten und Präsentationen
• Führung der Buchhaltung (inkl. Projektbuchhaltung), Rechnungswesen und Lohnbuchhaltung
• Controlling, Prozessmanagement und Finanzberichterstattung für nationale und europäische Projekte
• Kommunikation und Pflege der Zusammenarbeit mit Ämtern, Behörden und unseren Projektpartner:innen
• Pflege von Webseiten und Social Media
• Bei Interesse und Eignung Möglichkeit zur Erweiterung des Aufgabenbereichs

Ihr Profil:

• Abgeschlossene administrative oder kaufmännische Berufsausbildung oder ein Bachelor-Abschluss in einem relevanten Bereich (z.B. Business Administration)
• Berufserfahrung in organisatorischer, administrativer oder kaufmännischer Position
• Hervorragende schriftliche und mündliche Kenntnisse in Englisch und Deutsch; weitere Landessprachen von Vorteil
• Sehr gute Kenntnisse in Word, Excel, und PowerPoint
• Grundkenntnisse in der Bearbeitung von Webseiten und Social Media
• Selbständige Arbeitsweise; zuverlässig, motiviert, flexibel und belastbar
• Kommunikative Persönlichkeit
• Interesse an den Themengebieten technologischer Wandel und Nachhaltigkeit

Wir bieten:

• Arbeit in einem aktuellen, relevanten und multidisziplinären Themenfeld
• Vielseitige und eigenverantwortliche Tätigkeit
• Abwechslungsreiche Aufgaben mit der Möglichkeit, aktiv mitzugestalten
• Kleines, persönliches und dynamisches Team
• Arbeitsplatz im Zentrum von Bern mit flexiblen Arbeitszeiten und der Möglichkeit zu anteiligem Home-Office nach der Einarbeitungszeit
• Raum für Eigeninitiative und Offenheit für neue Ideen
• Breites Netzwerk und direkte Zusammenarbeit mit unseren globalen Projektpartner:innen
• Möglichkeit zur beruflichen Entwicklung

Arbeitsbeginn: 1. Juni 2025 oder nach Vereinbarung

Bitte bewerben Sie sich bis zum 11. April mit Ihrem Motivationsschreiben, Lebenslauf und Zeugnissen

ESM Foundation