Assistant(e) Administratif(ve) à 80%
Infos sur l'emploi
- Date de publication :25 mars 2025
- Taux d'activité :80%
- Type de contrat :Durée indéterminée
- Langue :français (Courant), anglais (Courant)
- Lieu de travail :Rolle
L’Institut Le Rosey à Rolle et Gstaad cherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve) à 80% en CDI. Entrée en fonction le 1er juin 2025.
Nous offrons un cadre de travail agréable au sein d’une petite équipe jeune et dynamique, dans un environnement exceptionnel.
Fondé en 1880, l’Institut Le Rosey ( www.rosey.ch ) propose une éducation bilingue complète en anglais et/ou en français à 440 élèves âgés de 8 à 18 ans, menant au diplôme du Baccalauréat International (IB) ou au baccalauréat français. Il offre également un système unique de double campus, alternant entre un domaine de 30 hectares au bord du lac Léman et le campus alpin de l’école durant le trimestre d’hiver. Le Rosey est accrédité par le Council of International Schools (CIS), la MSA et le BI.
Le Rosey est une communauté particulièrement internationale, avec plus de 70 nationalités représentées parmi les élèves et plus de 20 parmi les collaborateurs. La diversité culturelle et linguistique de ses 460 élèves est assurée par un processus d’admission sélectif, limitant chaque nationalité à un maximum de 10 % des effectifs. Cette mixité multinationale crée une atmosphère unique et chaleureuse sur les campus, tout en renforçant la conscience globale et la compréhension internationale.
De janvier à mars, toute l’école se déplace sur son campus de Gstaad, offrant une expérience unique.
Durant cette période, l’Assistant(e) Administratif(ve) joue un rôle clé en assurant la continuité des missions administratives et logistiques à Gstaad.
Merci d’adresser votre dossier de candidature complet ; CV, lettre de motivation, certificats de travail, diplômes et références indispensables, par courriel à : Écrire un email.
Votre profil :
- Polyvalent(e) et autonome – Capable de gérer diverses tâches avec efficacité.
- Calme et méthodique – Capacité à travailler de manière posée et structurée et avoir une bonne gestion du stress.
- Très organisé(e) – Aptitude à gérer les priorités et assurer un suivi rigoureux.
- Flexible – Le poste implique de travailler sporadiquement le week-end (via son smartphone).
- Aisance relationnelle – Apprécie le contact humain.
- Niveaux de langues - français, C2 ou natif/ve et de l’anglais, C1 ou C2.
La maîtrise d'une 3ème langue serait un atout précieux. - Excellentes compétences en informatique– MS-Office, MailChimp, etc.
- Diplôme requis – Titulaire d’un diplôme d’employé(e) de commerce ou équivalent.
- Expérience indispensable – Minimum 4 ans dans un poste administratif
Tâches principales
Gestion des documents de voyage
- Assurer le suivi et le contrôle des passeports, permis de séjour et visas des élèves.
- Mettre à jour le programme de gestion des passeports.
- Vérifier les détails de voyage des élèves et organiser les documents nécessaires en collaboration avec les Chefs de maison et Directeurs d’internat.
- Renouveler les documents de voyage (passeport, permis, visa).
Organisation des déplacements et logistique
- Planifier et organiser les transports.
- Réserver les voyages (hôtels, trains, avions, visas).
- Organiser l’envoi des malles et valises des élèves.
Tâches administratives et communication
- Établir diverses listes et documents pour l’internat.
- Gérer la boîte e-mails.
- Envoyer les mailings via MailChimp.
- Élaborer divers documents administratifs en lien avec les autorités locales (contrôle des habitants de Rolle, SPOP à Lausanne).
- Suivre les factures et relevés bancaires.
- Saisir les informations des nouveaux élèves et assurer la mise à jour.
- Élaboration des documents administratifs (certificats de scolarité, photocopies des passeports, lettres d’invitation …).
- Assurer la gestion des permis de séjour (obtention pour les nouveaux élèves et renouvellement pour les anciens).
- Commander et contrôler la distribution des abonnements de ski à Gstaad.
