Assistenz der Geschäftsleitung (ca. 50%)
Infos sur l'emploi
- Date de publication :16 septembre 2024
- Taux d'activité :50%
- Type de contrat :Durée indéterminée
- Langue :allemand (Langue maternelle), anglais (Courant)
- Lieu de travail :Geerenweg 2, 8048 Zürich
BHSF ist ein junges, mehrfach ausgezeichnetes Architekturbüro mit Sitz in Zürich und einer Tochterfirma in München. Das Büro setzt sich mit Architektur und Städtebau in der ganzen Bandbreite und in allen Massstäben auseinander.
Ab 1. November oder nach Vereinbarung ist in unserem Zürcher Büro die Stelle der Assistenz der Geschäftsleitung neu zu besetzen. In dieser Funktion sind Sie für die folgenden Aufgaben verantwortlich:
Finanzbuchhaltung (ca. 30%)
- Verantwortung für sämtliche Prozesse der Finanzbuchhaltung (Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung)
- Rechnungswesen und Terminüberwachung der Rechnungsstellung
- Projektbudgetierungen und Budgetkontrolle (gemeinsam mit Geschäftsleitung)
- Lohnbuchhaltung inkl. Sozialleistungen
- Mehrwertsteuer- und Quellensteuerabrechnungen (ggf. gemeinsam mit externem Treuhänder)
- Vorbereitung und Koordination von Quartals- und Jahresabschlüssen (gemeinsam mit externem Treuhänder)
- Kontakt zu externem Treuhandbüro, Revision, Steuerverwaltung, Banken
Leitung Human Resources (ca. 15%)
- Leitung und Umsetzung von HR-Projekten zur stetigen Verbesserung der HR-Prozesse
- Lohnverarbeitung
- Vertragswesen, Pflege Personalstammdaten, Zeiterfassungskontrolle und Absenzenmanagement
- Aktive Mitarbeit bei Rekrutierung, Entwicklung und Bindung der Mitarbeitenden
- Begleitung und Unterstützung der Mitarbeitenden in personalspezifischen Fragen vom Onboarding bis zum Austritt
Office Management (ca. 5%)
- Allgemeine Organisations- und Administrationsaufgaben
- Organisation von Anlässen, Exkursionen und Reisen
- Beschaffung und Verwaltung von Inventar und Büromaterial
Öffentlichkeitsarbeit (optional)
- Entwicklung einer Social Media Strategie und Pflege der entsprechenden Kanäle
- inhaltliche und organisatorische Mitarbeit oder Leitung von büroeigenen Publikationen
- Bearbeitung von Presseanfragen und Zusammenstellen von Publikationsmaterialien
- Kuratierung und Organisation einer öffentlichen Vortragsreihe
Sie bringen mit:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- oder/und eine Ausbildung im Bereich Architektur/Kunst/Design mit Berufserfahrung im Bereich Finanzen und Personal
- Verständnis und praktische Erfahrung im Umgang mit Aufgaben und Prozessen des Personalwesens und der Buchhaltung
- Deutsch fliessend und stilsicher in Wort und Schrift
- sehr gute Englischkenntnisse
- Erfahrung in Architekturbüros oder anderen Firmen im kreativ-gestalterischen Bereich von Vorteil
- Organisatorische Stärke und Selbständigkeit
- Teamfähigkeit, schnelle Auffassungsgabe, Flexibilität
- Effiziente und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Konzentration und Ausdauer
- Sozialkompetenz und Zuverlässigkeit
- Gute IT Kenntnisse (MS Office, insbesondere Excel und Word)
Sie erwartet:
- Eine Schlüsselrolle in einer kleinen und innovativen Firma mit ca. 20 Mitarbeitenden
- Offene Unternehmenskultur mit viel Freiraum für Eigeninitiative und Weiterentwicklung
- Flexible Arbeitszeiten
- Gute Erreichbarkeit: unser Büro befindet sich direkt am Bahnhof Zürich Altstetten
Wenn Sie eine gründliche und präzise Arbeitsweise haben, sich gerne selbst organisieren, flexibel sind und sich als einen guten Teamplayer einschätzen, möchten wir Sie unbedingt kennen lernen. Bitte senden uns Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Motivationsschreiben, Zeugnisse) per Post oder E-Mail.
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bhsf Architekten GmbH