Collaborateur-trice à l'accueil (Flon)

Vos missions principales seront les suivantes :

• Accueillir et orienter les usager.ères selon les directives institutionnelles en vigueur ;


• Assurer la gestion administrative des consultations de son périmètre ;


• Appliquer les directives et procédures qualité en vigueur ;


• Avoir une part active dans les activités du Secteur accueil-admissions ;


• Assurer la formation des nouveaux collaborateur.trices, stagiaires, apprenti.es dans le respect des procédures institutionnelles en collaboration avec sa hiérarchie ;


• Assurer une bonne transmission des informations avec les membres de l’équipe afin de garantir la continuité des activités ;


• Participer activement à des colloques d'équipes administratives et inter-équipes ;


• Sur demande de sa hiérarchie, participer activement à des groupes de travail en lien avec des développements organisationnels et/ou projets liés à l’infrastructure ;


• Assurer les tâches administratives en lien avec les outils de gestion institutionnelle et selon les besoins du site ;


• Effectuer la gestion administrative des patient.es, conformément aux procédures et directives définies par l’institution ;


• Accomplir différents travaux de secrétariat inclus dans l'activité du secteur et nécessaires à son bon fonctionnement ;


• Gérer le courrier entrant, assurer sa bonne distribution et le suivi éventuel ;


• Garantir le traitement et le suivi de la documentation liée aux activités du secteur ;


• Filtrer et hiérarchiser l’information (mails, fax, téléphones, courrier) ;


• Approvisionner/commander : gestion des commandes de matériel de bureau, documents institutionnels et ou informatique ;


• Participer à l’amélioration et/ou l’adaptation des outils et méthodes de gestion en collaboration avec sa hiérarchie.

Vos atouts :

• Titulaire d'un CFC d'employé·e de commerce/de bureau ou d'une formation jugée équivalente. De l'expérience dans un cabinet médical et/ou en milieu hospitalier serait un plus ;


• Expérience de minimum 2 ans dans un poste similaire ;


• Très bonnes connaissances de la suite office ;


• Maîtrise de la langue française, tant à l'oral qu'à l'écrit. Des connaissances de l'anglais seraient un atout ;


• Capacité à connaître ses limites et à les exprimer ;


• Aptitude à entrer en relation avec autrui et à créer un climat de confiance ;


• Capacité à travailler en équipe et de manière interprofessionnelle ;


• Sens des priorités et ouverture aux changements.

Nous offrons :

• Un environnement dynamique, moderne et humain ; 


• Une activité variée et enrichissante ;


• Des moyens qui vous permettent de mener à bien vos missions et de développer vos compétences.