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10 conseils pour une meilleure communication au travail

Nous passons près de la moitié d’une journée au travail. Nous nous consultons, nous nous coordonnons, nous communiquons. Toutefois, cette communication n’est pas toujours facile. Nos nerfs sont mis à rude épreuve, des malentendus surviennent, les conflits dégénèrent… ce qui peut causer beaucoup de frustration. Afin d’éviter tout cela, nous vous proposons 10 conseils pour une meilleure communication et donc une ambiance de travail plus détendue.

1. Utiliser les outils de communication adéquats

Les entreprises numérisent de plus en plus leurs processus. Le téléphone n’est depuis longtemps plus le seul outil de communication utilisé et emails et chats font partie intégrante des échanges quotidiens au travail. Mais selon les situations, certains outils s’avèrent plus adéquats que d’autres. Par exemple, les entretiens importants ne devraient pas être menés par écrit, mais en personne. Les chats, eux, sont plus indiqués pour les éléments spontanés ou les rappels, comme un collègue qui nous rappelle qu’il attend toujours une réponse de notre part. L’organisation de rendez-vous ou la communication d’informations (durables) devraient, quant à elles, se faire par email. Essayez également de déterminer le type de communicateurs que sont vos collègues. En effet, certaines personnes souhaitent tout recevoir par email alors que d’autres préfèrent en discuter lors d’une réunion ou autour d’un café.

2. Garder pour soi les détails privés

Après la question du canal, se pose celle du contenu. Que puis-je partager avec mes pairs? Quelles informations sont pertinentes, importantes ou valent tout simplement la peine d’être communiquées? Evidemment, tout le monde ne doit pas écrire les mêmes choses; la communication s’appuie, après tout, sur la variété. Cependant, il existe quelques règles de savoir-vivre en ce qui concerne l’échange d’informations. Il faut distinguer ce qui peut figurer dans les boîtes email des autres de ce qui doit rester une note personnelle. Les échanges personnels sont certes sympas, mais nombreux sont ceux qui souhaitent consacrer leur boîte email uniquement au contenu professionnel. Ce qui ne vous empêche évidemment pas d’avoir de temps à autre des conversations privées avec vos collègues.

3. Bien respirer pour un meilleur pouls au repos

Par pouls au repos, on entend le nombre de battements de cœur par minute sans activité sportive. Si vous êtes stressé/e, votre pouls au repos sera plus élevé, ce qui se reflète sur votre respiration. Les personnes ont tendance à respirer de façon haletante lorsqu’elles sont stressées ou nerveuses. Et sous la pression du stress, la communication devient plus difficile. Afin de calmer votre pouls, les exercices de respiration peuvent être utiles.

4. Être attentif à la communication non verbale

Nous n’utilisons pas que des mots et des phrases pour communiquer. Une bonne partie de la communication est non verbale et passe par le langage corporel. Jusqu’à 90% de nos échanges pour être précis. En font partie les regards, les expressions faciales, la posture, les mouvements (la gestuelle), les contacts, la distance physique et la voix. Il est utile de garder à l’esprit que tous ces canaux non verbaux (le langage corporel) sont également perçus comme une forme de communication. Par exemple, si vous croisez vos bras ou si vous maintenez le contact visuel.

5. L’écoute comme partie intégrante d’une conversation

La parole est d’argent, le silence est d’or. C’est justement ce qui permet une bonne communication: l’écoute. En écoutant activement votre interlocuteur et en reformulant ses propos, vous instaurez un dialogue de meilleure qualité. Vous réduisez également le risque de malentendus et assurez la clarté de la discussion. Cela ne signifie toutefois pas que vous ne pouvez plus rien dire pendant la conversation. Cela signifie uniquement que la part d’écoute devrait être plus importante que la part de parole.

6. Accepter d’autres points de vue

Il est facile de présenter sa propre opinion. Qu’en est-il de celle de votre interlocuteur? Se montrer compréhensif face à un autre point de vue n’est pas toujours évident. Cela ne signifie toutefois pas que vous devez toujours être du même avis. L’important est que vous compreniez le point de vue de l’autre afin de poursuivre une conversation féconde. La clé du succès réside, là encore, dans l’écoute.

7. Eviter de réagir sous le coup de l’émotion

Un membre de l’équipe dit quelque chose qui affecte personnellement un de ses collègues. Souvent, c’est un retour d’ascenseur qui suit, parfois accompagné de gestes d’agressivité. Le collaborateur se sent alors attaqué à son tour. Et le conflit dégénère. Il est possible d’éviter ce type de situations: prenez note de la remarque ou de la question et retirez-vous afin de vous calmer. Lorsque vous n’êtes plus (autant) sous le coup de l’émotion, vous pouvez alors clarifier les malentendus de façon rationnelle et objective. Cette méthode est non seulement plus simple, mais également plus durable.

8. Communiquer avec un objectif

Que souhaitez-vous communiquer? Posez-vous cette question avant chaque entretien ou chaque email. Vous constaterez que vous serez beaucoup mieux compris et que vous atteindrez plus rapidement votre objectif. Vous communiquez ainsi de façon efficace, que ce soit consciemment ou non. Cela peut vous être utile pour l’entretien annuel. Par exemple, si vous souhaitez recevoir un salaire plus élevé, vous devriez garder cet objectif en tête tout au long de la conversation.

9. Se mettre à la place de son interlocuteur

Les personnes ont tendance à justifier leur comportement par la situation. Par exemple: « J’ai dû conduire trop vite pour arriver à l’heure au travail. » Pourtant, ces mêmes personnes jugent les chauffards, même s’ils font la même chose. La différence réside dans la situation. Il en va de même au travail lorsque nos collègues font des choses avec lesquelles on n’est pas en accord. Par exemple, si quelqu’un réagit au quart de tour. Au lieu de faire de même, nous devrions nous demander ce qu’il se passe. Peut-être la personne a-t-elle simplement mal dormi? Ce type d’informations changent notre regard sur la situation, et donc notre façon de communiquer.

10. Avancer dans la conversation grâce à la paraphrase

Pendant les entretiens, on ne parle pas toujours de façon objective. Parfois, on est dépassé par nos émotions ou notre passion pour un sujet. Il devient alors difficile de freiner le flot de paroles. Il est particulièrement important de suivre une conversation et d’intégrer les informations. Par exemple, en posant des questions pour essayer de classer les infos par thème. Cette structuration permet généralement une meilleure compréhension non seulement de votre côté mais également de celui de votre interlocuteur.