Office Manager & Team Assistant (m/w/d, 40-60%)

Publication date:
04 April 2025
Workload:
40 – 60%
Place of work:Bern Mimacom
Salary estimate from jobs.ch:Log in, to see estimate from jobs.ch

Job summary

Join Mimacom Flowable Group, a leading software company in digitalization and process automation. This is a great opportunity to thrive in a dynamic work environment.

Tasks

Manage office operations and ensure a comfortable workspace.
Support employees and handle inquiries, reception, and mail.
Assist with HR tasks, events, and internal project support.

Skills

2+ years in a similar role, fluent in German (C1) and good English (B2).
Strong organizational and communication skills.
IT affinity and proficiency in MS Office.

Is this helpful?

Wir bei der Mimacom Flowable Group sind ein international führendes Softwareunternehmen für Digitalisierung und Prozessautomatisierung. Mit maßgeschneiderten Softwarelösungen schaffen wir bessere Erlebnisse – sowohl für unsere Kunden als auch für deren Endnutzer. Unser Team von über 500 klugen Köpfen ist überzeugt, dass Technologie unsere Arbeitsweise nachhaltig verbessern kann.

Für unser Team in Bern suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Office Manager & Team Assistant (m/w/d) mit einem Pensum von 40-60%.

Was du dabei tust:
In dieser Rolle bist du das Herz unseres Büros in Bern und sorgst dafür, dass alles rundläuft – von der Organisation bis zum Wohlfühlfaktor. Zu deinen Aufgaben gehören:

Office-Management & Infrastruktur: Koordination mit Vermietern und Dienstleistern, Verwaltung von Büromaterial, Sicherstellung einer angenehmen Arbeitsumgebung.

Mitarbeitersupport & Empfang : Erste Anlaufstelle für interne Anfragen, Betreuung von Besuchern, Post- und Kuriersendungen, Verwaltung von Arbeitsplatzanfragen.

HR- und Eventunterstützung : Organisation von Mitarbeiterpräsenten und Firmenevents, Pflege von Inhalten im Intranet, Unterstützung bei interner Kommunikation.

Administrative Aufgaben & Projektunterstützung : Mitwirkung bei internen Projekten, Optimierung administrativer Prozesse, Unterstützung bei Offerten.

Was du dazu brauchst:
Bist du ein Organisationstalent mit starken Kommunikationsfähigkeiten und ausgeprägter Detail- und Kundenorientierung? Super! Zusätzlich solltest du außerdem Folgendes mitbringen:

Mindestens 2 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Position.

Sehr gute Deutschkenntnisse (C1) und gute Englischkenntnisse (B2).

Erfahrung in administrativen Abläufen, z. B. in Einkauf, Personal oder Office Management

IT-Affinität & Kenntnisse in MS Office und internen Wissensdatenbanken (z. B. Confluence)

Bereitschaft, an 3-4 Tagen pro Woche vor Ort im Büro in Bern (Ostring) zu arbeiten

Was dich erwartet:
Als Teil unseres Teams genießt du eine Vielzahl von Vorteilen, die auf deine Bedürfnisse abgestimmt sind und dir helfen, sowohl persönlich als auch beruflich erfolgreich zu sein. Das erwartet dich bei uns: