Direktionsassistent*in
Key information
- Publication date:13 February 2025
- Workload:90%
- Contract type:Unlimited employment
- Language:German (Intermediate)
- Place of work:Lindenhofstrasse 19, 8001 Zürich
Wir setzen uns für eine lebenswerte und urbane Stadt ein.
Im Amt für Städtebau planen wir heute das Zürich von morgen. Wir verweben die Geschichte der Stadt mit Zukunftsvisionen für lebenswerte Quartiere. Wir schaffen die Voraussetzungen dafür, dass Zürich sich verändern und wachsen kann. Hohe städtebauliche und architektonische Qualität ist unser Ziel.
Für unsere Direktionsassistenz, welche aus einem Zweierteam besteht und in der Stabstelle Unternehmensentwicklung angesiedelt ist, suchen wir ab 1. Mai 2025 oder nach Vereinbarung eine motivierte und engagierte Persönlichkeit. Ein wesentlicher Teil der Aufgaben umfasst die Unterstützung des Eventmanagements.
Direktionsassistent*in, 90 %
Aufgaben
- Sie unterstützen die Direktorin nach Vorgaben bei der Agenda- und E-Mailbewirtschaftung (Tages-, Wochen-, Monats- und Jahresplanung).
- Sie haben die Übersicht über laufende und künftige Termine der Direktorin und stossen die erforderlichen Aktivitäten proaktiv an (z.B. Terminumfragen und -koordination, Vor- und Nachbereitung von Unterlagen).
- Sie erstellen Traktandenlisten, verwalten Pendenzen und die Geschäftskontrolle, erstellen Sitzungsprotokolle und sind Schnittstelle zum Departementssekretariat.
- Sie erledigen selbständig allgemeine Administrationsaufgaben (z.B. Korrespondenz).
- Sie unterstützen die Stabstelle Kommunikation beim Eventmanagement. Dies umfasst die Planung verschiedener Veranstaltungen (Organisation von Räumen, Technik und Catering, Adressenbewirtschaftung und Versand von Kommunikationsmitteln und Einladungen etc.) sowie die Vorbereitung der monatlich stattfindenden Mitarbeitenden-Meetings.
Profil
- Abgeschlossene kaufmännische oder gleichwertige Ausbildung
- Berufserfahrung in einer vergleichbaren administrativen Funktion
- Bereitschaft, während der Ferienabwesenheit Ihrer Teamkollegin 100% zu arbeiten
- Diskretion, hohe Dienstleistungsbereitschaft, Flexibilität, Belastbarkeit und Zuverlässigkeit
- Organisationstalent sowie proaktive, selbständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
- Gute IT-Anwenderkenntnisse (insb. Outlook, OneNote, MS Teams) sowie IT-Affinität
- Sicherer mündlicher und schriftlicher Ausdruck sowie adressatengerechter Kommunikationsstil
Wir bieten
Es erwartet Sie eine anspruchsvolle und vielseitige Tätigkeit. Wir legen Wert auf gute Zusammenarbeit: Vertrauen und die Anerkennung guter Leistungen sind uns wichtig. Wir schaffen ein Umfeld für neue Ideen und eigenverantwortliches Arbeiten. Attraktive Anstellungs- und Weiterbildungsbedingungen sowie ein zentral gelegener Arbeitsplatz in der Nähe des Hauptbahnhofs sind weitere Vorteile. Mit dem Prädikat „Familie UND Beruf“ fördern wir die Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie die Chancengleichheit für Frauen und Männer.
Wir leben Vielfalt und Chancengleichheit und nutzen Unterschiede als Stärke, daher begrüssen wir alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.
Interessiert?
Wir freuen uns auf Ihre komplette Online-Bewerbung. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an: Herr Reto Hess, Leiter Unternehmensentwicklung, +41 44 412 41 47.
Referenz-Nr.: 44922
