Executive Assistant für eine international tätige Holding 80 % -100%
Key information
- Publication date:25 March 2025
- Workload:70 – 100%
- Contract type:Unlimited employment
- Language:German (Native language), English (Fluent), Italian (Intermediate)
- Place of work:Zug
Bei unserem Klienten handelt es sich um eine international tätige Firmengruppe, zu der bekannte Brands und eine Vielzahl an Tochtergesellschaften und Beteiligungen gehören. Für die in Zug ansässige Holding suchen wir eine gewinnende, integre und qualifizierte Assistent/in. Der Austausch untereinander ist unkompliziert und die Hierarchien sind flach. Es handelt sich um eine neu geschaffene Position, so dass Assistenzarbeiten optimal aufgeteilt, Spitzen abgefangen sowie reibungslose gegenseitige Stellvertretungen gewährleistet werden können.
Wir suchen eine Persönlichkeit mit Leidenschaft für Organisation und Kommunikation, die gerne Teil eines sympathischen Teams werden möchte. Im Fokus Ihrer abwechslungsreichen Arbeit steht die vertrauensvolle Unterstützung Ihrer beiden Vorgesetzten im dynamischen Arbeitsalltag. Sie halten den Rücken frei und die Fäden in der Hand und unterstützen unkompliziert, wo dies erforderlich ist – vorausschauend und mit Freude daran, eine rundherum erstklassige Dienstleistung zu bieten.
Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten
- Administration aller geschäftlichen Aktivitäten wie Vorbereitung von Terminen, Reiseplanung, Organisation von Meetings, Events, Dinner, Lunches. Sie stellen täglich aufs Neue sicher, dass alle Projekte/Deadlines im Fokus bleiben.
- Korrespondenz (D/E) - Priorisierung und Kanalisierung von Informations- und Kommunikationsströmen.
- Sie fungieren als zentrale Schnittstelle und koordinieren nahtlos zwischen Stakeholdern, Business Partnern und der Geschäftsleitung und sorgen dafür, dass alle Informationen klar und zeitnah weitergegeben werden.
- Übernahme verschiedener Aufgaben im Rahmen unternehmensspezifischer Aktivitäten der Holding.
- Mitarbeit Corporate Housekeeping, bspw. Vorbereitung/Verwaltung von Unternehmensdokumenten und Verträgen.
- Vorbereitung von VR-Sitzungen und Gesellschafterversammlungen, Unterschriften-Management.
- Unterstützung bei Strukturierungs- und Transaktionsprojekten (Erstellung von Übersichten, Follow-up on actions).
- Office Management und gegenseitige Stellvertretung bei Abwesenheiten – das wird im Team geregelt und aufgeteilt.
Das bringen Sie mit
- Eine kaufm. Ausbildung und mehrjährige Assistenztätigkeit bspw. in einem Single- oder Multi-Family Office, 5* Hospitality Industry, Management Consulting oder Legal. Unser Kunde gibt Ihnen auch eine Chance, wenn Sie über etwas weniger Erfahrung verfügen, aber bereit für den Sprung in eine Executive Assistant Rolle sind. Dies setzt jedoch voraus, dass sie anderweitig punkten können, bspw. mit den gewünschten Italienischkenntnissen, oder einem Bachelorabschluss (EHL, SHL).
- Ihre organisatorischen Talente gehen Hand in Hand mit Zuverlässigkeit und einem ausgeprägten Gespür für Details.
- Sie verfügen über unternehmerisches Denken und Handeln, gepaart mit viel Eigeninitiative und Engagement.
- Sie «sehen» die Arbeit und warten nicht darauf, dass Ihnen diese zugeteilt wird; das heisst, Sie erkennen Prioritäten, leiten entsprechende Aktivitäten ein und kümmern sich darum, dass das Rad für Ihre Vorgesetzten stets rund läuft.
- «Zu guten Mitarbeitenden kommen die Projekte von allein» - für unseren Kunden heisst dies übersetzt: Sie können sich mit ausgezeichneter Arbeitsqualität und verlässlichem Support ein stetig wachsendes Aufgabenspektrum erarbeiten.
- Stilsicheres Deutsch und sehr gute Englischkenntnisse – dazu idealerweise Italienischkenntnisse.
- Versierte MS-Office Kenntnisse; Umgang mit Kollaborationstools (Teams/Zoom) und generelle IT-Affinität.
- Sie verfügen über eine positive Ausstrahlung und viel Teamgeist – ihr Motto: «bei Engpässen ist man füreinander da»
- Belastbarkeit gepaart mit gesundem Pragmatismus und der Bereitschaft, sich in neue Themen einzuarbeiten.
- Absolute Diskretion und Loyalität sowie ein einwandfreies Leumundszeugnis.
Es erwartet Sie eine Position mit Freiraum zur Entfaltung sowie Vorgesetzte, die sich auf Ihren engagierten Support freuen. Ihr moderner Arbeitsplatz befindet sich in Zug und ist bestens mit ÖV angebunden (5 Minuten Fussweg vom Bahnhof). Es besteht die Möglichkeit, nach bestandener Probezeit ein bis zwei Tage/Woche hybrid zu arbeiten, jedoch setzt unser Kunde voraus, dass Ihre Abwesenheiten nicht mit wichtigen Meetings oder Anwesenheit der Principals/der Geschäftsleitung kollidieren. Nun sind wir gespannt und freuen uns auf Ihre Unterlagen (CV, Zeugnisse, Ausbildungsnachweise). Bitte senden Sie uns diese mit einem Motivationsschreiben unter «EA-Holding-25» an E-Mail schreiben
Barnickel & Fellows | Talstrasse 58 | 8001 Zürich | +41 44 243 86 68 | www.barnickelfellows.ch
