Assistant | Front Office | Rezeption 100 % |on-site

Dein Arbeitgeber
Flache Hierarchien, schnelle Entscheidungswege, ein lässiges Team und ein hoch dynamisches Umfeld sowie täglicher Kontakt mit interessanter, internationaler Klientel. Es wird Dir Raum für das Einbringen von Ideen geboten. Es gibt klar definierte Entwicklungsmöglichkeiten, Team-Events, und darüber hinaus ein ganz neues «state-of-the-Art» Office, in dem das Arbeiten Freude macht.
 
Deine Aufgabe | Deine Verantwortlichkeiten
Wir suchen eine Persönlichkeit, die ihre Dienstleistungsqualitäten mit anspruchsvollem Support verknüpfen möchte. Du sorgst stets für einen professionellen Empfang und agierst am Front Desk als sympathische Kontaktperson nach Aussen und wichtige Schnittstelle nach Innen. Das Arbeitsgebiet ist vielfältig und kann von Dir aktiv mitgestaltet werden. Du solltest in erster Linie über ausgeprägte Dienstleistungsqualitäten mit ausgeprägtem Sinn für «feel good management» verfügen. Ebenso wünschen wir uns, dass Du dazu beiträgst, den reibungslosen Ablauf des Büroalltags sicherzustellen und eine positive Arbeitsatmosphäre zu schaffen. Jeder sollte sich sofort herzlich willkommen und gut betreut fühlen. Insgesamt sorgst Du für das Wohlbefinden der Mitarbeitenden, organisierst die Bestellung von Mittagessen, Obst und Getränken, und kümmerst Dich um Aufmerksamkeiten und besondere Anlässe. Dein Engagement und Deine Ideen tragen zu einer Arbeitsumgebung bei, in der sich alle wohlfühlen. Deine Aufgaben in der Übersicht:

• Front Office Management (Empfang, Telefon, Kunden-/Gäste-Betreuung inkl. Organisation von Catering).
• Vor- und Nachbereitung der Meetingräume; Koordination von Videokonferenzen.
• Bestellung und Verwaltung von Office Supplies.
• Vor- und Nachbereitung von Meetings.
• Feel Good Management: Organisation und Bestellung von Catering, Obst, Getränken, Goodies & Aufmerksamkeiten bspw. für Geburtstage und Jubiläen.
• Steuerung der Terminadministration für die Investment Manager (Reisen, Spesen, Logistik).
• Korrespondenz in Deutsch/Englisch.
• Spesen-/Reisekosten-Management.
• Unterstützung bei der Eventorganisation.
• Kontrolle von «action items», Fristen, Terminen, etc.

 
Neben ausgeprägten Multitasking-Fähigkeiten benötigst Du ein Gespür für Menschen und Situationen, das es Dir erlaubt, Dich auf unterschiedliche Persönlichkeiten einzustellen. Du arbeitest an der Seite sympathischer Kolleg*innen und sorgst dafür, dass der Firmenauftritt immer picobello stimmt. Dabei bist Du gefordert und das nicht nur in den grossen Aufgaben, sondern auch in den Details. Denn es gilt einerseits, repetitiven Tätigkeiten mit Qualität gerecht zu werden, andererseits musst Du in der Lage sein, rasch zwischen unterschiedlichsten Themen wechseln zu können. Kurzum: Du bist eine Person, die vorausschauend plant und Freude daran hat, das Unternehmen professionell zu repräsentieren.
 
Was bringst Du mit?

• Eine positive Grundeinstellung mit «can-do» approach.
• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung. Im Anschluss daran hast Du bereits erste Berufserfahrung in der Assistenz, am Empfang oder im Event Management gesammelt. In welcher Branche Du diese erworben hast, lassen wir weitgehend offen. Wir freuen uns auch über Bewerber*innen aus der Hotellerie, Beratungs- oder Agenturumfeld.
• Deutsch ist entweder Deine Muttersprache oder Du sprichst es einwandfrei, Schweizerdeutsch ist hochwillkommen und Englisch beherrschst Du auf Stufe Advanced.
• Du bist versiert in der Anwendung des MS-Office Pakets und Kollaborationstools wie Teams.
• Dein Auge im Hinblick auf Inhalte ist akribisch, komplexe Sachverhalte erfasst Du rasch und in der Umsetzung bist Du nicht zu schlagen – immer lösungsorientiert.
• Du verfügst über jede Menge Teamgeist und bist immer engagiert bei der Sache.
• Du bringst ein Verständnis für Zusammenhänge mit – verbunden mit der Fähigkeit, entsprechend zu handeln.
• Du bist motiviert, in einem spannenden und dynamischen Beratungsumfeld zu arbeiten.
• Du bist überdurchschnittlich engagiert, zuverlässig und verantwortungsbewusst.
• Dein Auftreten ist professionell, gewinnend, zuvorkommend und unkompliziert.

Dein Gewinn. Du triffst auf ein professionelles Umfeld mit einem starken Teamspirit und auf Menschen, die wie Du Freude an der Arbeit haben und die etwas bewegen. Ausserdem erwartet Dich eine vielseitige Tätigkeit mit der Möglichkeit, einen vertieften Einblick in unterschiedliche Unternehmen zu gewinnen. Dein Arbeitsplatz befindet sich in Zug und ist bestens mit ÖV angebunden (5 Minuten Fussweg vom Bahnhof). Wir freuen uns auf Dein Bewerbungsdossier (CV, Zeugnisse), das uns mit Vermerk «Admin FO25» unter  E-Mail schreiben  erreicht.
 
Barnickel & Fellows | Talstrasse 58 | 8001 Zürich | +41 44 243 86 68 | E-Mail schreiben