Assistent/in der Geschäftsleitung (100%)
Publication date:
07 May 2024Workload:
100%Contract type:
Unlimited employment- Place of work:Zürich
Job summary
Join H+O communications Ltd., a leading healthcare communication agency. Experience a dynamic work environment with growth opportunities.
Tasks
- Manage CEO's calendar and coordinate meetings and travel.
- Handle internal and external communication independently.
- Prepare meeting materials, take minutes, and track action items.
Skills
- Minimum 4 years in a similar role, preferably in healthcare.
- Strong organizational and multitasking skills required.
- Proficient in MS Office with excellent communication abilities.
Is this helpful?
Wir sind H+O communications Ltd., eine etablierte Kommunikationsagentur im Healthcare-Bereich – und zugleich healthbook, ein medizinischer Verlag mit Sitz in Zürich. Unser Schwerpunkt liegt auf der Entwicklung und Umsetzung qualitativ hochwertiger Kommunikationsmassnahmen über Print- und digitale Medien auf verschiedenen Plattformen.
Unsere Kunden kommen vorwiegend in der Pharma- und Biotechbranche, der Diagnostik sowie der Medizintechnik tätig. Unser engagiertes Team aus Consultants und Spezialisten entwickelt innovative Lösungen, um die Kommunikation im Healthcare-Bereich zu optimieren.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine erfahrene und motivierte Persönlichkeit als
Executive & Personal Assistant des CEO (100%)
Ihre Aufgaben
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Termin- & Reisemanagement: Koordination und Verwaltung des CEO-Kalenders, Planung und Organisation von Meetings, Geschäftsreisen und Events
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Korrespondenz & Kommunikation: Eigenständige Bearbeitung interner und externer Kommunikation (E-Mails, Telefonate, Briefe)
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Meeting- & Event-Vorbereitung: Zusammenstellung von Unterlagen, Protokollführung und Nachverfolgung von Aktionspunkten
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Büroorganisation: Verwaltung von Ressourcen, Bürobedarf und administrativen Abläufen
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Projektkoordination: Unterstützung bei der Planung, Steuerung und Umsetzung von Projekten
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Kostenmanagement: Unterstützung bei Budgetverwaltung und Ausgabenkontrolle
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Recherchen & Analysen: Aufbereitung relevanter Informationen zur Entscheidungsfindung
Ihr Profil
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Mindestens 4 Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise im Healthcare- oder Agentur-/Medienumfeld
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Starke organisatorische Fähigkeiten und ausgeprägtes Multitasking-Talent
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Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und unter Zeitdruck effizient zu arbeiten
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Proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise mit hohem Verantwortungsbewusstsein
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Sicherer Umgang mit MS Office (Word, PowerPoint, Excel)
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Ausgeprägte mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten
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Hervorragende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
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Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare bzw. andere Qualifikation
Ihre Stärken
✅ Sie denken strategisch und bringen innovative Ideen ein
✅ Sie arbeiten lösungsorientiert und optimieren Prozesse eigenständig
✅ Sie besitzen technisches Verständnis und analytische Fähigkeiten
✅ Sie sind gewissenhaft, strukturiert und behalten stets den Überblick
✅ Sie schätzen ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet und agieren als verlässliche Stütze für den CEO
Was wir Ihnen bieten
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Eigenverantwortung & Gestaltungsspielraum für kreative Ideen
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Ein modernes, dynamisches Arbeitsumfeld in einem engagierten Team
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Persönliche und berufliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten
Ihr Kontakt zu uns
H+O communications Ltd.
Maneggstrasse 45
CH-8041 Zürich
Wir freuen uns auf Ihre vollständige Bewerbung (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Diplome, Arbeitszeugnisse), inklusive Gehaltsvorstellung und frühestmöglichem Eintrittstermins.
👉 Werden Sie Teil unseres Teams und gestalten Sie die Zukunft der Healthcare-Kommunikation mit!