Administrative Assistenz - Schwerpunkt BEWI und Marketing 80-100%

- Kalendermanagement (Planung von Meetings, Terminen und Veranstaltungen)
- Kommunikation (Bearbeitung der eigenen sowie Info-Mails, Bearbeitung von
Telefonanrufen – insbesondere Hauptnummer, Korrespondenzen im Namen des Prinzipals)
- Reisekoordination (Buchung von Reisen und Unterkünften)
- Vertraulichkeit (Schutz sensibler Informationen)
- Onboarding neuer Mitarbeiter und externer Berater (Unterstützung bei der Einarbeitung neuer
Teammitglieder)
- Unterstützung bei der Erstellung von Dokumenten und Präsentationen
- Koordination von Fristen und Lieferterminen für verschiedene Stakeholder (Sicherstellung der
termingerechten Bearbeitung)
- Protokollierung von Besprechungen
- Einrichtung von Bestellungen gemäss Verträgen und Bearbeitung von Rechnungen für die Zahlung(Verwaltung von Bestellvorgängen und Rechnungsabwicklung)
- Updaten und Instandhaltung von Prozessdokumentationen und Reglementen
- Ad-hoc-Unterstützung und Anpassung an sich ändernde Prioritäten und Arbeitsbelastungen
(Flexibilität bei der Aufgabenbewältigung)
- Vertretung von Teamkollegen während des Urlaubs oder an regulären freien Tagen
- Unterstützung Assistentin COO bei der Bewirtschaftung von Bestandesliegenschaften (Leitung derVerwaltung, welche die Bestandesliegenschaften im Auftrag entmietet, Überwachen der
Entmietungsprozesse, Kontrolle der Entmietungszeitpunkte der Liegenschaften, Strategiefindung beiSchlichtungsfällen)

- Unterstützung Assistentin COO beim Marketing, projektbezogen und XANIA übergeordnet
(Koordinieren der externen Partner; sofresh und eera communications, Informationsbeschaffung fürProjektwebseiten und Broschüren, Interner Follow Up, Lektorat, Koordination und Planung von
Events im Showroom und in Zusammenarbeit mit Partnern, Auswahl Käufergeschenke, Interne
Kontrolle der Einhaltung unserer CI-Standards (bspw. Abwesenheitsnotizen), Homepages aktuell
halten, Betreuung Portal Neubauprojekte, Social-Media-Betreuung (Instagram und LinkedIn))