Office Administrator International (Ref. 2467) - (Start Dezember 24: erst 100% für 5 Monate, anschliessend 50% bis Ende 2025)
Key information
- Publication date:24 October 2024
- Workload:50 – 100%
- Contract type:Temporary
- Place of work:Zentralschweiz
Für unseren Kunden, ein führendes biopharmazeutisches Unternehmen mit europäischem Hauptsitz in der Zentralschweiz, das sich auf die Entwicklung von Therapien für seltene Krankheiten bei Kindern und Erwachsenen spezialisiert hat, suchen wir ab Dezember 24 eine/n:
In dieser spannenden und vielseitigen Rolle sind Sie als Office Administrator für die reibungslose Organisation und Überwachung sämtlicher administrativer Abläufe in dem Standort verantwortlich. Dabei unterstützen Sie die Mitarbeitenden in der Koordination und Durchführung internationaler Aktivitäten.
Ihre Hauptaufgaben
- Organisation und Überwachung des Tagesgeschäfts zur Sicherstellung eines effizienten Büroablaufs
- Operative und administrative Unterstützung funktionsübergreifender Projekte
- Verwaltung von Lieferanten und administrativen Prozessen in enger Zusammenarbeit mit internationalen Teams
- Koordination nationaler und internationaler Meetings, inklusive Kommunikation mit externen Interessengruppen, Sponsoren und Rednern
- Unterstützung des Marketingteams bei der Entwicklung und Umsetzung von Marketingstrategien für Veranstaltungen, Kampagnen und Social Media
- Pflege und Verwaltung von Veranstaltungswebsites, Registrierungsplattformen sowie digitalen Kommunikationskanälen
- Erste Ansprechperson für externe Dienstleister und Lieferanten von Bürobedarf
- Administrative Abwicklung der Rechnungskoordination, Unterstützung der Personalabteilung
- Verwaltung von Gebäude- und Einrichtungsanfragen und Abstimmung mit externen Dienstleistern
Ihr Profil
- Mindestens 4 Jahre Berufserfahrung in einer administrativen Funktion
- Nachweisliche Erfahrung im Projektmanagement, idealerweise in funktionsübergreifenden Teams
- Verhandlungssicher in Deutsch und Englisch
- Abgeschlossene Ausbildung im Bereich Verwaltungsmanagement oder als Assistenzkraft im Management
- Hervorragende Organisations- und Selbstmanagementfähigkeiten
- Ausgeprägte zwischenmenschliche Kompetenzen sowie eine proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Fähigkeit, in einem vielfältigen und interkulturellen Umfeld effektiv zu arbeiten.
Regina Kolb freut sich auf Ihre Bewerbungsunterlagen über unser Jobportal (Lebenslauf, Zeugnisse, Diplome; kein Motivationsschreiben erforderlich).
Wir garantieren Ihnen absolute Diskretion und beantworten gerne alle weiteren Fragen.
