Secrétaire Polyvalent·e

L’Association Générale des Étudiant·e·s de l’EPFL est à la recherche d’un·e secrétaire polyvalent·e à 100% pour remplacer une collaboratrice en reconversion professionnelle.

L’AGEPoly est l’association rassemblant l’ensemble des étudiant·e·s de l’EPFL : existant depuis 1951, elle a pour buts la représentation du corps estudiantin, l’animation du campus et la mise à disposition de services. Coordonnée par un comité bénévole de 14 étudiant·e·s élu chaque année, elle gère un budget annuel d’environ 2M CHF, plus de 600 bénévoles et 17 commissions d’activité.

Dans ce cadre, l’AGEPoly est à la recherche d’un·e secrétaire polyvalent·e pour soutenir le comité dans ses tâches et être un point de contact central pour les bénévoles de l’association et les étudiant·e·s de l’EPFL. Vous aurez l’opportunité d’avoir un point de vue général sur les activités de l’association, et d’avoir des responsabilités dans son bon fonctionnement quotidien. Vous travaillerez en collaboration avec les deux Coprésident·e·s ainsi que le·a administrateur·rice. Aussi, vous serez amené à avoir quelques contacts avec le reste du comité également.

Principales activités

• Point de contact et d’information pour les commissions d’activité et les étudiant·e·s EPFL ;
• Tenue de l’accueil/boutique de l’association 4-5 jours par semaine ;
• Gestion des stocks de la boutique ;
• Gestion des contacts de l’association par téléphone et par e-mail ;
• Réception et suivi des demandes faites à l’association (gestion du courrier et correspondance administrative) ;
• Rédaction de procès-verbaux d’Assemblée Générale, de communications et relecture de documents ;
• Travail de suivi de certains processus comptables, parfois en collaboration avec notre secrétaire comptable : gestion de la comptabilité de la boutique, d’argent en espèces, etc;

Formation et expériences

• Titulaire d’un CFC employé·e de commerce ou gestionnaire de commerce (autres profils encouragés) ;
• Profils junior encouragés ;

Compétences

• Avenant·e et sociable, vous avez le sens du contact ;
• Capacité d’adaptation, proactif·ve et curieux·se ;
• Aisance rédactionnelle et maîtrise de l’orthographe en français ;
• Intérêt et motivation pour du travail administratif ;
• Sens des responsabilités, rigueur et autonomie ;
• Esprit de collaboration ; 
• Stricte discrétion ;
• Maîtrise des outils bureautiques standards ;
• Aisance en anglais, dans le cadre d’interactions avec des étudiant·e·s internationaux·les, et la compréhension de l’allemand est un plus ;
  

Nous vous offrons

• Cadre de travail jeune et dynamique, en constante évolution ;
• Poste administratif central dans notre organisation, avec des responsabilités ;
• Période de formation et d’accompagnement avec le comité et notre collaboratrice sur le départ ;
• Salaire attractif, basé sur les statistiques fédérales et indexé annuellement sur le renchérissement selon la pratique EPFL ;
• Semaine de travail de 40 heures en présentiel avec 5 semaines de congés par an ;
  

Informations supplémentaires

Le lieu de travail se situe sur le site de l’EPFL à Ecublens (VD).

Embauche en CDI avec période d’essai de trois mois.

Entrée en fonction à partir du 30 juin 2025 et au plus tard au 1 septembre 2025.

Postulation et renseignements

En cas de postulation, merci de joindre votre CV, une lettre de motivation ainsi que vos éventuelles références.

La date limite de dépôt des candidatures est fixée au 18 avril 2025.