Office Manager:in (m/w/d) am Institut für Elektromagnetische Felder (IEF)

Das Institut für Elektromagnetische Felder (IEF) forscht auf dem Gebiet der optischen Kommunikation und der Mobilkommunikation.

Für unsere Professur suchen wir eine:n empathische:n und zuverlässige:n Office Manager:n. Möglicher Stellenantritt per 1. März oder 1. April 2025.

In dieser vielseitigen Funktion arbeiten Sie eng mit den Mitgliedern der Forschungsgruppen, sowie verschiedenen Abteilungen zusammen. Sie sind verantwortlich für den reibungslosen Ablauf der Gesamtadministration des Instituts in einem internationalen Forschungsumfeld. Ihr Aufgabenbereich umfasst allgemeine administrative Tätigkeiten, Personalwesen (Neuanstellungen Ein- und Austritte, Personalmutationen, Vertragsverlängerungen, Betreuung akad. Gäste etc.), Finanzwesen (Kreditoren, Debitoren, Überwachung und Erstellung Budget, Controlling, Projektbetreuung inkl. Reporting), Beschaffung, Reisewesen und Eventorganisation. Ebenfalls sind Sie die Ansprechperson im Institut in organisatorischen und administrativen Angelegenheiten.

• Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung und haben idealerweise Erfahrung im universitären Bereich
• Sie arbeiten sehr präzise und verfügen über sehr gute mündliche und schriftliche Deutsch- und Englischkenntnisse
• Sie sind engagiert, verantwortungsbewusst, proaktiv und arbeiten selbständig
• Sie arbeiten gerne in einem internationalen, dynamischen und wissenschaftsorientierten Umfeld
• Details ernst nehmen und dabei trotzdem den Überblick behalten ist für Sie eine ansprechende Herausforderung

• Wir bieten eine vielseitige und spannende Tätigkeit in einem internationalen Team
• Wir unterstützen uns bei herausfordernden Fragestellungen und der Humor kommt nicht zu kurz
• Teilnahme an internen Einfühurungskursen für Administrative Assistenzfunktionen bei gleichzeitiger Möglichkeit, sich mit Kolleg:innen zu vernetzen
• Vergünstigungen  wie z.B. ÖV-Abonnemente und Car Sharing, breites Sportangebot des  ASVZ , Kinderbetreuung etc.,  attraktive Vorsorgeleistungen

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit den folgenden Unterlagen:

• Motivationsschreiben
• Lebenslauf
• Diplome
• Arbeitszeugnisse

Bitte bewerben Sie sich ausschliesslich über das Online-Bewerbungsportal. Bewerbungen per E-Mail, sowie auf dem Postweg werden nicht berücksichtigt.

Weitere Informationen über das Institute of Electromagnetic Fields (IEF), finden Sie auf unserer Webseite .

Für Auskünfte steht Ihnen Frau Eva Knobel, Tel. 044 633 80 11 oder E-Mail E-Mail schreiben (keine Bewerbungsunterlagen), gerne zur Verfügung.

Für Personalvermittlungen gelten die AGB der ETH Zürich .