Office Manager (m/w/d) 80%

Für unseren Kunden, ein internationales Unternehmen mit europäischem Hauptsitz in Zürich, suchen wir derzeit eine/n Office Manager zur Verstärkung des Teams. Sie übernehmen das Office Management für das Büro in Zürich und unterstützen zudem auch einzelne Themen für die Schweizer Gesellschaft.

Stellenbeschreibung

• Erste Anlaufstelle für Mitarbeitende und Lieferanten, um eine reibungslose Kommunikation sicherzustellen.
• Bearbeitung von Rechnungsfreigaben und Reporting.
• Tägliche Koordination mit Lieferanten, wie Vermietern, Reinigungsdiensten, Blumenlieferanten und Handwerkern.
• Organisation von Büroumzügen und Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitender.
• Bearbeitung allgemeiner Wartungsanfragen und Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags.
• Regelmäßige Kontrolle von Verkaufsautomaten, Servicepunkten und Kopiergeräten.
• Verwaltung von Post- und Versanddiensten, einschließlich DHL und Beratung zu Paketversendungen.
• Unterstützung des Management-Teams bei administrativen Aufgaben wie der Erstellung von Bestellanforderungen.
• Mitwirkung an Projekten im Bereich Nachhaltigkeit und Betriebsführung in Europa.

Profil

• Hervorragende mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch. Weitere Sprachkenntnisse sind von Vorteil.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position (z. B. Office Manager, Teamassistenz, Executive Assistant, Facility Coordinator).
• Kunden- und serviceorientiertes Handeln mit der Bereitschaft, die Extrameile zu gehen.
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office und die Fähigkeit, sich schnell in neue Tools einzuarbeiten.
• Teamfähigkeit und ein ausgeprägter Sinn für Kundenservice.
• Schnelles Denken sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren und zu priorisieren.
• Selbstständige, gut organisierte und strukturierte Arbeitsweise.
• Ein hohes Mass an Diskretion und Fingerspitzengefühl.
• Ausgeprägte Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein.

Das Angebot

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.