Koordinator/-in universitäre Gremien (m/w/d)

Die HSG

«Ein Ort, der Wissen schafft» - Als eine der führenden Wirtschaftsuniversitäten Europas engagiert sich die Universität St.Gallen (HSG) in der Ausbildung von über 9800 Studierenden und bietet als eine der grössten Arbeitgeberinnen der Region rund 3330 Mitarbeitenden ein attraktives und innovatives Umfeld in Forschung, Lehre, Weiterbildung und Verwaltung.»

Ihre Aufgaben

• Erstellung und Pflege von gremienübergreifenden Traktanden- und Sitzungsplänen
• Koordination der Abwicklung der Gremiengeschäfte
• Qualitätskontrolle von Anträgen und Überwachung von Fristen
• Protokollierung der Entscheidungsfindung
• Anpassung von Anträgen für die Folgegremien
• Kommunikation und Koordination mit internen und externen Stakeholdern, inklusive kantonalen Behörden
• Weiterentwicklung und Verbesserung von Gremienprozessen und -standards

Ihr Profil

• Weiterbildung in Projektmanagement oder in einem relevanten Verwaltungs- oder Managementbereich ist erwünscht
• Mehrjährige Berufserfahrung in der Koordination und Verwaltung von Gremien oder in vergleichbaren administrativen Funktionen, vorzugsweise im Bildungs- oder öffentlichen Sektor
• Erfahrung in der Arbeit mit hochrangigen Stakeholdern und in Entscheidungsprozessen
• Verständnis für formelle und informelle universitäre Strukturen und Prozesse
• Versierter Umgang mit Office-Management-Software (z.B. Microsoft Office, besonders Outlook, Word, Excel und PowerPoint)
• Grundkenntnisse in Datenbankmanagement und digitalen Archivierungssystemen
• Ausgezeichnete organisatorische und kommunikative Fähigkeiten
• Starke Problemlösungs- und Entscheidungsfähigkeiten
• Fähigkeit zur Priorisierung und Bewältigung von komplexen Aufgabenstellungen unter Einhaltung von Fristen
• Hohe Kompetenz in der schriftlichen und mündlichen Kommunikation auf Deutsch, weitere Sprachkenntnisse (z.B. Englisch) sind von Vorteil

Das Generalsekretariat ist Schnittstelle zu den übergeordneten kantonalen Behörden und unterstützt das Rektorat bei der Erfüllung seiner Führungsaufgaben. Es koordiniert die Geschäftsführung der universitären Gremien, ist Ansprechpartner für rechtliche Fragestellungen an der HSG und überwacht Datenschutz, Compliance, Archivierung und Records Management.

Für Fragen zur Stelle

RA Dr. David Schneeberger
Generalsekretär

Unsere Mitarbeitenden in der Gremienkoordination sind mehr als nur organisatorische Stützen; sie sind die Dreh- und Angelpunkte in der Gestaltung und Durchführung unserer universitären Abläufe.

Ich würde mich sehr freuen, Sie bald an der Universität St.Gallen willkommen zu heissen. Ihre offenen Fragen beantworte ich Ihnen jederzeit gerne.