School Office Administration (m/w/d) 80%
Key information
- Publication date:19 September 2024
- Workload:80%
- Contract type:Unlimited employment
- Language:German (Native language), English (Fluent)
- Place of work:Augustinerhof 1, 8001 Zürich
Wir, die School of Tomorrow (SOT), sind eine zweisprachige Privatschule (DE+EN) im Herzen von Zürich und bieten Unterricht auf Kindergarten- und Primarstufe an. Als familienfreundliche Tagesschule gewährleisten wir eine vollständige Betreuung von Montag bis Donnerstag (8–18 Uhr), mit flexiblen Start- und Endzeiten und optionalem Betreuungstag am Freitag. Auch die Ferienwochen können individuell geplant werden.
Unsere Methode basiert auf personalisiertem, projektbasiertem Lernen mit dem Fokus auf der Entwicklung von 12 Kernkompetenzen. Wir bieten eine moderne, zukunftsfähige Alternative zum klassischen Schulsystem, die nicht nur Wissen vermittelt, sondern auch die intrinsische Motivation fördert, Neugierde stärkt und die Persönlichkeit sowie den Charakter entwickelt.
Da wir schnell am Wachsen sind, suchen wir derzeit eine motivierte und praxisorientierte Persönlichkeit, die unser Team in Zürich verstärkt. In dieser Rolle hast du die Möglichkeit, Verantwortung für verschiedene administrative und organisatorische Prozesse zu übernehmen und so den reibungslosen Ablauf unseres Schulalltags zu gewährleisten.
Deine Aufgaben:
- Sorge für einen reibungslosen Schulbetrieb: Du bist verantwortlich für die Organisation und Überwachung des täglichen Verwaltungsablaufs, von der Verwaltung von Schuldokumenten über Terminplanung und Koordination bis hin zur Bestellung von Catering, Lebensmitteln und Schulmaterialien.
- Pflege wertvoller Beziehungen: Du bist die zentrale Ansprechperson für Eltern und SchülerInnen, beantwortest E-Mails und Telefonate freundlich, koordinierst die Bring- und Abholzeiten, pflegst unser CRM-System und kümmerst dich um die Anliegen der Familien.
- Finanzen im Griff haben: Du erfasst Einnahmen und Ausgaben, verwaltest Rechnungen und sorgst dafür, dass unsere Bankkonten stets korrekt abgestimmt sind.
- Unterstütze das Team: Du verwaltest Mitarbeiterdaten, begleitest neue Kollegen beim Onboarding und unterstützt bei Personalangelegenheiten.
- Begleite unsere Familien: Du übernimmst die Bearbeitung des Aufnahmeprozesses, der Schulgebühren und anderer administrativer Anfragen, sodass jede Familie sich bestens aufgehoben fühlt.
- Koordiniere den Anmeldeprozess: Du organisierst private Führungen für potenzielle Familien/Schüler, verfolgst Anfragen und begleitest neue Schüler und deren Familien durch den gesamten Prozess.
- Plane unvergessliche Events: Du koordinierst interne und externe Veranstaltungen, wie die SOT Night, Weihnachts-/Sommer Apéros, Infoveranstaltungen, Klassenlager und Teambuilding-Aktivitäten, und sorgst dafür, dass alle Events reibungslos ablaufen.
- Unterstütze das Lehrpersonal: Bei Exkursionen, kurzfristigen Abwesenheiten oder anderen besonderen Anforderungen stehst du dem Team helfend zur Seite.
Was Du mitbringen solltest:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation (z. B. in der Hotellerie), die dir eine solide Grundlage für die administrativen Aufgaben bietet.
- Erste Berufserfahrung in einer vielseitigen administrativen Rolle, idealerweise in einem zweisprachigen Umfeld, wo du bereits wertvolle Einblicke gewinnen konntest.
- Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an ein dynamisches Umfeld sowie eine proaktive, lösungsorientierte Hands-on-Mentalität.
- Hervorragende Deutschkenntnisse und fliessendes Englisch, um in beiden Sprachen sicher zu kommunizieren.
- Dienstleistungsorientierte Persönlichkeit mit ausgezeichneten Kommunikationsfähigkeiten und Freude am Umgang mit Menschen.
- Teamplayer mit Begeisterung, Diskretion und Loyalität – du bringst Leidenschaft für deine Aufgaben und für die Zusammenarbeit mit.
- Freude an der Arbeit mit Kindern, die du mit deinem positiven Wesen und Engagement bereicherst.
Was wir bieten:
An der School of Tomorrow findest du ein offenes und inklusives Umfeld, das die persönliche und berufliche Entwicklung seiner Mitarbeiter fördert.
Zu anderen Vorteilen, auf die du dich freuen kannst, gehören:
- Neun Wochen Urlaub pro Jahr
- Mittagessen welches von der Schule kostenlos angeboten wird
- Feste Arbeitszeiten von 9:00 bis 18:00 Uhr
- Einen Arbeitsplatz vor Ort in der Schule, im Herzen von Zürich
- Eine inspirierende und wunderbare Umgebung
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School of Tomorrow