Auf Management-Stufe übernehmen Sie alle Aufgaben der Administration und des Vertragswesens, der Finanzen in enger Zusammenarbeit mit unserem Treuhänder, des Personalwesens (HRM) und stellen die Compliance sicher. Sie entlasten damit das Programm-Management resp. die Direktion HIS Schweiz und unterstützen weiter die vielfältigen Projekte in administrativen, organisatorischen und rechtlichen Belangen. Sie sind auch für die Organisation und Logistik unserer Büro-Räumlichkeiten verantwortlich und erkennen dabei proaktiv Handlungs- oder Regelungsbedarf und setzen entsprechende Schritte selbständig und/oder in Absprache mit dem Programm-Management um. In dieser spannenden Funktion sind Sie im aktiven Kontakt mit unseren Mitarbeitenden, wichtigen Projektpartnern, unseren Entscheidungsträgern und Gremien sowie mit den Ansprechpersonen unserer Stakeholder in den Kantonen und bei Bundesbehörden. Sie führen als Teamleiter/in ein kleines Team.

Das sind Ihre Aufgaben

• Leitung des Büro-Managements in allen Bereichen der Administration, Logistik resp. Organisation in enger Zusammenarbeit mit dem IT-Verantwortlichen

• Organisation und Management des gesamten Finanzwesens, in enger Zusammenarbeit mit dem mandatierten Treuhänder (Debitoren, Kreditoren, Liquidität, Budgetierung, Controlling), der Trägerschaft, den Projektverantwortlichen und der Revisionsgesellschaft

• Verantwortung für Organisation und Weiterentwicklung bestehender HRM-Prozesse, Förderung der Weiterbildungsaktivitäten

• Definition, Einführung und Umsetzung notwendiger Compliance-Massnahmen und dem Vertragsmanagement

• Erarbeitung und Bewirtschaftung des HIS-internen Prozessmanagements resp. des Mitarbeiterhandbuchs

• Berichtswesen in Finanz- und HRM-Belangen gegenüber Programm-Management und Gremien

• Definition, Leitung oder Überwachung von Projekten mit internem Charakter

• Teamführung, inkl. Zielvereinbarung, Beurteilungswesen und Coaching

Was Sie mitbringen

• Höherer Abschluss als Betriebswirt/in (BWL/Jurisprudenz Uni, Fachhochschule) oder Kauffrau/-mann (EFZ) mit kaufm.-betriebswirtschaftlichen Weiterbildungen

• Mehrjährige Berufserfahrung in Funktion, vorzugsweise in Bereichen der öffentlichen Verwaltung, im behördlichen Umfeld oder in der Justiz sowie als Linienvorgesetze/r

• Juristische und arbeitsrechtliche Kenntnisse oder entsprechende Weiterbildungen

• Exakte, systematische und sehr selbstständige Arbeitsweise

• Teamorientierte Sozialkompetenz sowie Organisations- und Verhandlungstalent in Zusammenarbeit mit Lieferanten, Partnern und Kolleginnen/Kollegen

• Sehr gute Sprachkenntnisse (Wort und Schrift, C1/C2) in Deutsch oder Französisch und gute Kenntnisse in der jeweils anderen Sprache, Italienisch von Vorteil

• Fundierte IT-Anwenderkenntnisse und Bereitschaft, Neues zu lernen

• Ausgeprägte Sozialkompetenzen, offene und flexible Persönlichkeit

• Erfahrene/-r Teamplayer/-in, kollegiales und selbstbewusstes Auftreten

Was Sie von uns erwarten dürfen

• Herausforderndes Umfeld zwischen Behörden, Politik und Fachexperten sowie Lieferanten

• Eigenverantwortliches und selbstständiges Arbeiten

• Kleines, sich im Wachstum befindendes Team

• Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zum Homeoffice

• Arbeitsort befindet sich in Zentrumsnähe / in Fussdistanz zum Bahnhof Bern

• Attraktive Anstellungsbedingungen der öffentlichen Hand und zeitgemässe Sozialleistungen