Administrative Assistenz

40% / ab 1. Oktober 2025 oder nach Vereinbarung

Für das Departement Umweltwissenschaften (DUW) der Universität Basel suchen wir eine administrative Assistenz für das Sekretariatsteam mit Schwerpunkt der Tätigkeit in der Forschungsgruppe «Pflanzen Mikroben Interaktionen» (Prof. Dr. Klaus Schläppi).

Ihre Aufgaben

• Projektadministration mit Budgethochrechnungen, Kontrolle der Forschungskredite / Drittmittel / Betriebsmittel
• Personaladministration
• Rechnungswesen, Terminüberwachung der Rechnungsstellung (Spesenabrechnungen, Rechnungskontierungen, Budgetkontrolle, etc.)
• Unterstützung bei der Lehradministration
• Organisation von Seminaren und Anlässen
• Mitarbeit bei betrieblichen Projekten im administrativen Bereich
• Protokollführung während Teammeetings und weiteren Sitzungen
• Pflege von Datenbanken und der Webseite (TYPO3)
• Allgemeine Organisations- und Sekretariatsaufgaben (Reisen, Exkursionen, Betriebsanlässen, Infrastruktur, etc.)

Ihr Profil

• kaufmännische Ausbildung mit mindestens drei Jahren Berufserfahrung, Buchhaltungserfahrung mit SAP erwünscht
• fundierte Kenntnisse und Freude an Projekt- und Personaladministration
• der Umgang mit den typischen Office Applikationen fällt Ihnen leicht und Sie haben eine hohe Affinität für digitale Plattformen
• stilsicheres Deutsch, sehr gute Sprachkenntnisse in Englisch
• kommunikative, lösungsorientierte und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit
• Eigeninitiative, Eigenverantwortung und sehr gute organisatorische Fähigkeiten

Wir bieten Ihnen

• Arbeitszeit an drei bis vier Halbtagen
• eine vielseitige Tätigkeit in einer dynamischen und internationalen Forschungsgruppe und im kollegialen Sekretariatsteam des Departements Umweltwissenschaften
• vielfältige Kontakte zu Studierenden, Mitarbeitenden des DUW und anderen Stellen der Universität Basel
• Die Universität bietet im Stadtzentrum von Basel ein offenes, interessantes und breites Arbeitsumfeld. Sie haben vielfältige Möglichkeiten, sich in Ihrem Arbeitsbereich weiterzubilden und weiterzuentwickeln. Sie profitieren auch von weitreichenden Fringe Benefits wie Familienservice (Elternschaft, Kinderbetreuung, etc.), Vergünstigungen für Verpflegung, Sport und Mobilität sowie weiteren Vorzugskonditionen.