Administrative Assistenz / HR-Sachbearbeitung (60-100%)

Das Departement Mathematik und Informatik der Universität Basel (DMI) sucht möglichst per 1. November 2025 eine*n administrative*n Mitarbeiter*in mit Schwerpunkt HR Sachbearbeitung für das Departementssekretariat.

Ihre Aufgaben

Als dezentrale*r HR-Sachbearbeiter*in sind Sie die administrative Schnittstelle zum zentralen HR der Universität und erste Ansprechperson für die Mitarbeitenden des Fachbereichs Mathematik in allen HR-Fragen. In dieser Funktion administrieren Sie Ein- und Austritte, erledigen Vertragsmutationen und erstellen Honorar- und Stundenabrechnungen. Sie unterstützen bei Stellenausschreibungen in Forschung und Lehre und überwachen die laufenden Anstellungsverträge.

Als administrative Assistenz unterstützen Sie Forschungsgruppen bei der Finanzplanung und dem Reporting für Forschungsprojekte, erstellen Spesenabrechnungen und organisieren den Gästebetrieb. Zudem übernehmen Sie allgemeine Sekretariatsaufgaben und unterstützen bei der Organisation von Anlässen.

Ihr Profil

• Sie haben eine kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung sowie mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Position. Eine Aus- oder Weiterbildung im HR-Bereich ist von Vorteil.
• Sie sind routiniert im Umgang mit IT-Applikationen wie MS-Office und arbeiten sich schnell in neue Systeme ein.
• Sie kommunizieren stilsicher in Deutsch und bringen sehr gute Englischkenntnisse mit.
• Als offene Persönlichkeit sind Sie dienstleistungsorientiert und arbeiten proaktiv und selbständig.
• Sie zeichnen sich durch eine präzise und gut organisierte Arbeitsweise aus.

Wir bieten Ihnen

• eine vielseitige Tätigkeit in einem internationalen Umfeld und in einem motivierten Team
• zeitgemässe Anstellungsbedingungen gemäss Personal- und Gehaltsordnung der Universität Basel
• einen Arbeitsplatz im Zentrum von Basel