Executive Assistant Geschäftsleitung (per September 2025)
Auf einen Blick
- Veröffentlicht:14 März 2025
- Pensum:100%
- Vertragsart:Festanstellung
- Sprache:Deutsch (Muttersprache), Englisch (Fliessend)
- Arbeitsort:Pfäffikon, SZ
Unsere Klientin ist ein führender Dienstleister, der Lieferanten und Händler in den Bereichen Lebensmitteleinzelhandel, Grosshandel, Drogerie- und Fachhandel unterstützt. Durch massgeschneiderte Lösungen entlang der gesamten Wertschöpfungskette – von Zahlungsabwicklung und Datenmanagement über Finanz- und Versicherungsleistungen bis hin zu Marktforschungstools – schafft sie effiziente, sichere und zukunftsorientierte Strukturen. Mit über 14‘000 Lieferanten und 150 Handelsunternehmen profitiert eine breite Marktlandschaft von den innovativen Dienstleistungen unserer Klientin, die mit eigenen Gesellschaften europaweit vertreten ist.
Im Zuge einer Nachfolgelösung suchen wir per September/Oktober 2025 eine versierte und gewinnende Persönlichkeit, die Freude daran hat, einem eingespielten Geschäftsleitungs-Duo zu administrativ den Rücken freizuhalten - eine spannende Herausforderung in einem Unternehmen mit einer starken Unternehmenskultur. Es erwartet Sie eine vielseitige Aufgabe in einem modernen Umfeld, das sich stetig weiterentwickelt und auf eine starke digitale Zukunft setzt. Der Arbeitsort befindet sich in Pfäffikon, SZ.
Sie managen das Backoffice der beiden Geschäftsführer in enger Abstimmung mit Ihrer Assistenzkollegin in Deutschland. Das aufgrund komplexer Netzwerke umfassende Agenda-Management haben Sie im Griff, und notwendige Zusammenhänge erkennen Sie rasch. Anfragen selektionieren Sie und treffen, wo angebracht, bereits erste Vorkehrungen zur Erledigung. Sie fordern die termingerechte Lieferung von Resultaten ein und informieren zuverlässig über Fortschritte und «action-items». Dabei fungieren Sie als Schnittstelle zu anderen Abteilungen, dem Verwaltungsrat sowie zu Gruppengesellschaften im In- und Ausland. Da die beiden Geschäftsführer bestens vernetzt sind, haben Sie Einblick in richtungsweisende Entscheidungen, was diese Position zu einer Vertrauensstellung macht.
Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten
Im Zentrum steht die administrative Steuerung des Tagesgeschäfts, ein stetiges «am Ball bleiben» sowie themen- und standortübergreifendes Mitdenken. Aufgrund mannigfaltiger Themen der beiden Geschäftsführer und einer agilen Unternehmensführung, gilt es, das Tagesgeschäft punktgenau zu steuern.
- Komplexe Termin- und Reiseplanung; proaktive Unterstützung bei allen terminlichen Verpflichtungen.
- Organisation Meetings, Telefon- und Video-Konferenzen. Es gilt, die vielfältigen Engagements vorausschauend zu koordinieren (Einladungen, Lunches, Dinner).
- E-Mail Management, sinnvolle Priorisierung und Triage; Nachverfolgung von Pendenzen/Action Items.
- Erstellung von vertraulicher Korrespondenz (D/E); Erstellung von Unterlagen nach Vorgabe.
- Jahresplanung aller GL-/VR-Meetings; Unterstützung bei Events und Kongressen.
- Dokumentenmanagement, Vor- und Nachbereitung bzw. Bereitstellung von Unterlagen physisch/elektronisch.
- Kontaktschnittstelle zu externen Dienstleistern sowie allgemeines Office Management.
- Rechnungsanweisung, Belegeinreichung und Spesenmanagement; Genehmigungsprozesse.
- Stellvertretung der Assistenzkollegin in Deutschland; ggf. auch gelegentlich vor Ort.
- Erledigung von Anliegen für den VR-Präsidenten, bspw. Organisation von Fahrer und Charterflügen. Sie bieten einfach immer unkompliziert Hand, wo dies erforderlich ist.
Ihr Profil | Ausbildung, Erfahrung, Fähigkeiten
Besonderes Augenmerk liegt auf Ihrer Persönlichkeit: Vorausschauend, verlässlich und mit Freude daran, ein anspruchsvolles Office zu führen: Ein Höchstmass an Professionalität und Diskretion sind ebenso Voraussetzung wie eine präzise, kollaborative Arbeitsweise. Zudem wird Reisebereitschaft im planbaren Rahmen und ein längerfristiges Engagement erwartet. Was ist darüber hinaus gefragt?
- Eine kaufm. Ausbildung kombiniert mit relevanter Weiterbildung bspw. FA Direktionsassistenz, Management Assistant, CAS in Digital Office Management.
- Mind. 10 Jahre Assistenzerfahrung auf GL-Stufe in einem international tätigen Unternehmen.
- Ausgeprägtes Organisationstalent - Sie erkennen Abhängigkeiten, ziehen die richtigen Schlüsse und handeln im Rahmen Ihrer Entscheidungskompetenz.
- Exzellente Kommunikationsfähigkeiten; Sie finden immer den richtigen Ton, sind zugänglich und respektvoll.
- Sie können differenziert auf Fragestellungen eingehen und Entscheidungsgrundlagen vorbereiten.
- Sie sind eine unkomplizierte Persönlichkeit, die weiss, wo sie steht - «geerdet» und resilient.
- Deutsch ist Ihre Muttersprache und Englisch beherrschen Sie auf Stufe C1; Französischkenntnisse sind von Vorteil.
- Sehr gute IT-Kenntnisse: MS Office und Kollaborationstools (OneNote, Zoom, Teams, etc.).
- Ein Höchstmass an Diskretion verbunden mit diplomatischem Geschick: Sie sind zurückhaltend, wo angebracht und gleichzeitig ein «enabler», wenn erforderlich - das Erbringen einer Top-Dienstleistung ist Ihre Passion.
- Neuen Themen und Aufgaben begegnen Sie offen und interessiert, immer bereit zu wachsen und sich zu entwickeln.
- Sie haben Sinn für Humor, denn dieser kommt - bei aller Dynamik im Alltag - nicht zu kurz.
Worauf Sie sich freuen dürfen
Eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit zwei sympathischen und erfahrenen Geschäftsführern, in einem dynamischen und innovativen Umfeld, in dem das Einbringen von Ideen für organisatorische Abläufe erwünscht ist. Die beiden Herren pflegen eine «open-door-Policy», sind umsetzungsstark und werfen sich pragmatisch die Bälle zu. Im Unternehmen begegnet man sich offen, kollegial und respektvoll – auch ein Grund, warum sich die Mitarbeitenden dort wohlfühlen und die Fluktuation niedrig ist. Ihre Arbeitsplatzumgebung ist «state-of-the-art». Sie haben ein eigenes Büro mit Seesicht, das top modern und ergonomisch ausgestattet ist und es steht ein Parkplatz zur Verfügung. Nicht zuletzt erhalten Sie ein attraktives Vergütungspaket, das der Position entspricht. Nun sind wir gespannt und freuen uns auf Ihr Bewerbungsdossier (CV, Zeugnisse, Ausbildungsnachweise), das uns unter E-Mail schreiben mit Angabe Ref. «Passionate-Together, erreicht.
?Barnickel & Fellows | Talstrasse 58 | CH-8001 Zürich | +41 44 243 86 68
