Assistent*in / Sekretär*in /Business Operations Manager*in (m/w) in Teilzeit

Wir sind ein international tätiges Unternehmen, das unseren Klienten innovative Vertriebs- und Internationalisierungsdienstleistungen für die Automobilindustrie anbietet.

Unser interdisziplinäres Partnerteam arbeitet in 19 Büros in 15 verschiedenen Ländern – weltweit.

Wir suchen Unterstützung für unseren Geschäftsführer (einziger Vollzeit-Mitarbeiter in der Schweiz) und möchten gerne die zum 1. Mai 2025 frei-werdende Teilzeitstelle (40%) besetzen.

In einer sehr vielseitigen Tätigkeit sind Sie unter anderem für die Verwaltung und Steuerung der internen Abläufe unseres kleinen international tätigen Unternehmens zuständig.

Aufgaben:

Event & Reiseplanung:

• Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung von Veranstaltungen, Meetings
• Übernahme der Terminvereinbarung und Planung von Dienstreisen und Kundenbesuchen auf Messen

Unterstützung der externen Buchhaltung (basierend auf Bexio)

• Erstellen der Quartalsrechnungen und Nachverfolgung der Zahlungseingänge
• Koordination der Rechnungseingänge und der entsprechenden Zahlungsausgänge
• Vorbereitende Buchhaltung und teilweise Verbuchung am Ende des Quartals

Marketing

• Unterstützung bei der Pflege der digitalen Medien (z.B. Linked-In)
• Recherche- und kleinere Projekt-Arbeiten
• Anpassung der Firmen-Präsentationen, Broschüren und Videoinhalte

 Administration & Datenbetreuung

• Betreuung und Pflege der Daten- und Dokumentenverwaltung
• Übernahme von organisatorischen und koordinativen Aufgaben

Ihr fachliches Profil:

Sie haben mindestens eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung Sie verfügen über gute Ausdrucksfähigkeiten in Wort und Schrift - in deutscher und vor allem in englischer Sprache (min. B1/B2 Level). Sie sind sicher im Umgang mit gängigen Office - Anwendungen, wie z.B. Power Point, Outlook, Word & Excel, Erfahrung mit KI-Anwendungen (hilfreich)

Ihr persönliches Profil:

Sie arbeiten genau, strukturiert und eigenständig Sie sind analytisch, prozessorientiert und gut in der Lage sich in verschiedene Themengebiete einzuarbeiten und diese inhaltlich aufzubereiten Sie sind ein Machertyp“, d.h. sie sehen eigenständig wie man den Vorgesetzten ggf. bei administrativen Aufgaben unterstützen kann Sie haben ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und arbeiten gerne in einem internationalen Team.

Wir bieten:

ein junges, freundliches Betriebsklima,das von gegenseitigem Vertrauen und Wertschätzung geprägt ist. Abwechslungsreiche und spannende Aufgaben in einem internationalen Umfeld Umsetzungsmöglichkeiten eigener Ideen und die Chance mit dem Unternehmen persönlich zu wachsen Flexibilität bei den Arbeitszeiten und die Möglichkeit das Teilzeitarbeitsverhältnis zu erweitern.

Interessiert?

Dann freuen wir uns auf ihre vollständige Bewerbung unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und Ihrem möglichen Eintrittstermin.

Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

 Wir freuen uns auf ihre Bewerbung.